trello ボードを実にうまく微調整するための 5 つの機能

trello を活用できているユーザーの間では、同じ機能ばかり繰り返し使うことが習慣になっていることがよくあります。 忘れてはいけないのが、trello は無数のカスタマイズが可能で、premium プランや enterprise プランなどに見落としているかも知れない詳細が目白押しであるということです。

カードの「スヌーズ」からタスクやプロジェクトの表示方法の変更まで、trello ボードを生産性の高いマシンのように動作させられる強力な 5 つの方法を紹介します。

1. カード、リスト、ボードをウォッチする

ワークフロー、タスク、ボード内で、常にウォッチが必要な特定の要素がありますか? チーム メンバーに入力が必要なすべてのカードにタグを付けるようにお願いする代わりに、特定のカード、リスト、ボードを「ウォッチ」できます。その結果、それらに関する情報が変更されるたびに通知が表示されます。

カードをウォッチすると、次に関する通知を受け取ります。

• すべてのコメント
• 期限の設定、変更、更新
• カードを移動してアーカイブ

カードをウォッチするには、カードを開いて [ウォッチ] を選択するだけです。

リストやボードをウォッチする場合...

• リストまたはボードにあるすべてのカードに対して、上記と同じ通知が表示されます。
• 新規作成されたカードに関する通知も表示されます。

リストをウォッチするには、点 3 つのアイコンをクリックしてドロップダウン メニューを開き、[ウォッチ] を選択します。ボードをウォッチするには、ボード メニューから [その他]、[ウォッチ] の順に選択します。

以下の場合は、いつでも通知を受け取ります。

• コメントでメンションされた場合
• カード、ボード、ワークスペースに追加された場合
• チェックリスト項目でメンションされた場合
• ボードの 1 つが閉じられた場合
• あなたをボードまたはワークスペースの管理者にした場合

2. ビューを切り替える

premium または enterprise では trello の新しいタイムライン、テーブル、ダッシュボード、マップ、カレンダーの各ビューによって、実行すべき作業と人、リスクを抱えているタスクをより正確に視覚化できます。プロジェクト全体と目の前のタスクの両方を管理するためのインサイトを得られます。

ビューを使用すると、チームがより適切な意思決定を行い、より多くの作業を完了するために必要な見通しをすばやく得られます。ボードの左上隅にあるビュー スイッチャー ボタンからビューにアクセスすると、まったく新しい方法でボードを表示できます。

trello の新しいビューを見てみましょう。

タイムライン ビュー

タイムラインを使用して、すべてのスプリントを完全に把握して、すべての不確定要素が時間の経過とともにどのように組み合わさるかを確認します。チームのパイプラインを視覚化して、プロジェクトが脱線する原因となる可能性があるギャップがないことを確認します。優先順位やニーズの変化に応じて開始日と期限の調整を臨機応変に実行しながら、プロジェクトが終了しても重要なタスクを見失いません。

テーブル ビュー

チームやボードにまたがる作業範囲が広くなりすぎたら、trello のテーブル ビューの出番です。チーム内で選択したボードからカードをテーブルに取り込んで、スプレッドシート スタイルの便利なリストにします。このリストを並べ替えたり絞り込み検索したりすると、正確に必要なカードまでドリル ダウンできます。

ダッシュボード ビュー

ダッシュボードでは、プロジェクトを俯瞰的に把握して、期限、割り当てられたカード、リストごとのカードなどの主な指標を視覚化できるため、開始前にボトルネックを防げます。

ニーズごとにカスタマイズされた独自のレポートを簡単に生成できます。プロジェクトやプロセスの最も重要なデータ ポイントにチャートやグラフを使用します。たとえば、チーム メンバーに作業の負担がかかりすぎないように徹底したり、対処する必要がある非効率な作業を特定したりします。

カレンダー ビュー

カレンダー ビューを使用して、毎日順調にスタートを切って目前の作業を確認します。月単位のマーケティング カレンダーを管理する場合でも今日やるべきことを管理する場合でも、カレンダーには開始日、期限、期限が設けられた拡張チェックリスト アイテムが便利な 1 か所に表示されます。期限を更新する必要がありますか? 問題ありません! カードを新しい日付にドラッグ アンド ドロップするだけで、カードが自動で更新されます。

マップ ビュー

マップを使用すれば、カード上の位置をわかりやすく整理して、その情報をワンクリックで簡単にマップ上に視覚化できるようになります。特に、チームが分散していたりさまざまな場所のクライアントや顧客と共同で作業していたりする場合、マップを使用すると、trello ボードに視覚情報の層を加えられます。

3. リストを並び替える

リストが長くなっていて、スクロールしなければ見えない期限切れのカードを見落としてしまうのではと不安になっている場合は、ただソートしてください。リストのメニュー アイコンをクリックして [日付順に並べ替え] を選択すると、リスト上のカードを簡単に表示して期限順に自動で並び変えられます。

リスト上のカードが目の前で期限別に縦並びであっという間にグループ化されていきます (完了マークのあるカードと期限のないカードは最後に表示されます)。これによって、リスト上の全員のカードが並べ替えられて、すべての人が間近に迫っている期限を認識できるようになります。現在の共有認識のすべてはこのようになっています。

4. butler にやっかいな処理を任せる

ご存じでない方々のために説明すると、butler は trello の強力なワークフロー自動化機能です。コーディング スキルや特別な能力は不要です。butler によってチームは、投入するほとんどすべてのタスクを実行できるルール、コマンド、ボタンを作成することで、生産性を高めて精神的なオーバーヘッドを取り除けます。

ここでは、ワークフローを非常に簡単にするために作成できる便利な butler ルールの例を 2 つ紹介します。

5. タスクをあとで処理するようにスヌーズする

タスクに実際どれくらい時間がかかるかを過小評価してしまい、trello カードがそのまま放置されてしまうこともあります。設定した締め切りに間に合わないと期限が赤色に変わるので、期限をどんどん先に延ばしていくことになります。しかし、いくら「先延ばし」をしても、実際のところ何も成し遂げられていないのではないでしょうか?

カードのスヌーズ power-up が作成されたのは、まさにこの理由からです。カードのスヌーズをボードで有効にすると、日時を設定してボードのアーカイブに送信し、カードを「スヌーズ」できます。指定した日時にカードが有効になって再発行され、ボードに再び表示されます。

今度こそ、しっかりと取り組んで決着を付けましょう。

プロジェクトを強化

trello は限りなく柔軟に設定できるため、さまざまなワークフローを設定して管理する方法が無限にあります。あなたとそのチームで使用している他のアプリに trello を接続したり、何百もの機能から選択してボードをレベル アップしたりする場合は、power-ups の全リストを確認してください。