comment rédiger un plan de management de projet efficace en 6 étapes

les projets sont un processus complexe qui impliquent une bonne dose de logistique, ainsi que de nombreux éléments et parties mouvantes. si vous souhaitez que votre projet soit une réussite, vous devez vous préparer, et cela passe par la rédaction d'un plan de projet.

« un plan de projet est un plan d'action décrivant comment atteindre les objectifs du projet », explique jami yazdani, coach de projet, consultante en gestion de projet certifiée pmp (project management professional) et fondatrice de yazdani consulting and facilitation. le plan de projet s'apparente à une carte. il indique en effet clairement comment aller de l'endroit où vous vous trouvez (le début du projet) à celui où vous souhaitez aller (la finalisation réussie du projet). rédiger un plan de projet est indispensable pour tous les nouveaux projets complexes en cours.

mais comment y parvenir ? examinons par le menu la rédaction d'un plan de projet, le tout en 6 étapes simples :

pourquoi les plans de projet sont-ils importants ?

chaque chose en son temps. avant de découvrir comment rédiger un plan de management de projet, il est utile de voir pourquoi il est si important.

la raison principale pour laquelle les plans de projet sont une nécessité absolue ? ils vous permettent de visualiser l'intégralité de votre projet, de a à z. de plus, ils vous permettent de développer une stratégie claire pour aller d'un point a à un point b.

« les plans de projet nous aident à élaborer une stratégie pour la réussite du projet, en nous permettant de prendre en compte les facteurs qui auront un impact sur notre projet, des parties prenantes au budget et aux retards de calendrier. nous pouvons ainsi planifier comment exploiter au maximum ces facteurs ou les atténuer », explique jami yazdani.

les plans de projet permettent également de maintenir en phase tous les membres de l'équipe, de définir des attentes claires quant aux tâches à accomplir, à quel moment et par qui. « les plans de projet créent un cadre pour mesurer l'avancement et la réussite d'un projet. ils définissent des attentes claires pour les parties prenantes en présentant exactement ce qui sera [réalisé] ainsi que la date de livraison », explique jami yazdani.

un plan de projet bien rédigé peut aussi permettre de clarifier comment la contribution de chaque membre de l'équipe s'inscrit dans le périmètre plus large du projet. vous pouvez ainsi stimuler l'engagement et l'adhésion, deux éléments essentiels à la réussite d'un projet.

« les plans de projet orientent les équipes et leur fournissent un but. un plan de projet transparent permet aux membres de l'équipe de voir comment leurs tâches et responsabilités individuelles contribuent à la réussite générale du projet, ce qui favorise l'engagement et la collaboration », explique jami yazdani.

comment rédiger un plan de management de projet

il est indéniable que le plan de management de projet est un élément indispensable à la réussite d'un projet. découvrez 6 étapes simples pour en rédiger un vraiment utile !

1. définissez le périmètre et les métriques du projet

pour rédiger un plan de projet, la première étape consiste à définir précisément votre projet : son but, ses paramètres ainsi que ses objectifs. jami yazdani conseille de définir clairement le périmètre ou le but global du projet, de confirmer ses paramètres ou ses contraintes, comme le budget, la disponibilité des ressources ainsi que le calendrier.

il est important de prendre le temps de définir le périmètre de votre projet. en effet, c'est ce qui vous permettra de vous assurer que le reste du projet avance dans la direction que vous souhaitez. la définition du périmètre et de l'objectif du projet est tout aussi importante que la définition des métriques que vous allez utiliser. en effet, cela vous permettra de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie à mesure que le projet avance.

l'astuce de jami yazdani : « déterminez comment vous allez définir la réussite. ces métriques sont-elles des critères de performance ou des standards de qualité que vous devez respecter ? »

une définition claire de votre projet, de son objectif global et de vos métriques de réussite pose les bases du reste de votre plan de projet. assurez-vous de prendre le temps de le faire dès le départ.

2. identifiez les parties prenantes clés 

une fois que vous avez défini le périmètre, l'objectif et les métriques de votre projet, le moment est venu de déterminer clairement les personnes dont vous avez besoin pour concrétiser ce projet. en d'autres termes, d'identifier les parties prenantes clés du projet.

l'astuce de jami yazdani : « dressez une liste des personnes ou des groupes qui seront impactés par le projet. » 

en plus d'identifier qui doit être impliqué dans le projet, vous devez également réfléchir à la manière dont les membres de l'équipe seront impliqués, et à quel niveau. par exemple, supposons que vous gérez un projet transverse pour lancer une nouvelle campagne marketing. ce projet inclut des membres de l'équipe marketing, de design et commerciale. 

lors de l'identification des parties prenantes clés, vous pouvez créer différentes listes en fonction des responsabilités ou du niveau d'implication dans le projet. par exemple, les décideurs (qui devront apporter leur contribution à chaque phase du projet), les managers (qui devront superviser les employés au sein de leur service) et les créateurs (qui créeront les livrables pour la campagne) au sein de chaque service. 

le fait de savoir clairement qui doit être impliqué dans le projet, et de quelle manière, orientera le reste du processus de rédaction du plan de projet (en particulier la création et l'attribution des tâches).

3. décrivez les livrables

comme nous venons de le voir, définir l'objectif de votre projet constitue la première étape de la rédaction d'un plan de management de projet. mais cette définition est plus conceptuelle. pour vous assurer que votre projet remplit son objectif (et que vous atteignez ce que vous vous êtes fixé), vous devez aller un peu plus loin et passer du conceptuel au tangible.

autrement dit, vous devez décrire tous les livrables de votre projet, les résultats réels et tangibles que votre projet doit produire pour être considéré comme « réussi ». 

l'astuce de jami yazdani : « qu'allez-vous créer, concevoir, produire, accomplir ou livrer ? décrivez clairement les livrables ou résultats concrets et tangibles de votre projet. »

en définissant les tâches concrètes que vous devez livrer dans le cadre de votre projet, vous pourrez déduire les actions à entreprendre pour concrétiser ces éléments. c'est indispensable avant de passer à l'étape suivante.

4. développez les tâches

une fois les livrables de votre projet clairement définis, vous pouvez les décomposer en tâches exploitables, que vous pourrez alors attribuer à votre équipe.

l'astuce de jami yazdani : « laissez vos livrables guider les tâches de votre projet. décomposez chaque livrable en composants de plus en plus petits jusqu'à obtenir une tâche exploitable. »

une fois toutes vos variables décomposées en tâches gérables et attribuables, faites aussi attention à la manière dont chacune de ces tâches interagit avec les autres. ainsi, vous pouvez planifier, attribuer et ajouter des dates limites en conséquence.

l'astuce de jami yazdani : « mettez en évidence toutes les interdépendances, comme les tâches qui ne peuvent pas être lancées tant qu'une autre n'est pas terminée. dressez la liste des ressources dont vous aurez besoin pour accomplir ces tâches. »

5. attribuez les tâches et les dates limites

une fois toutes vos tâches définies, le moment est venu de les attribuer aux membres de votre équipe. vous devrez aussi définir des dates limites pour ces tâches.

vous souhaitez vous assurer que votre projet avance à un rythme stable, mais aussi que vos tâches et vos dates limites maintiennent la motivation et l'engagement de votre équipe. l'astuce de jami yazdani au moment de rédiger votre plan de projet : « fixez des dates limites réalistes et atteignables pour l'exécution des tâches et des livrables. mettez en évidence les dates qui ne sont pas flexibles et tenez compte des dépendances entre les tâches. ajoutez des étapes importantes ou des moyens de contrôle pour suivre l'avancement et célébrer les réussites. »

une fois toutes vos tâches et dates limites cartographiées, vous devriez voir clairement la chronologie de votre projet et sa date de fin. le processus initial de rédaction est alors pratiquement terminé.

votre plan de projet n'est pas pour autant fin prêt ! le processus comporte encore une étape clé.

6. Échangez, rassemblez du feedback et ajustez le plan de projet au besoin

les 5 premières étapes constituent votre processus de rédaction initial. cependant, si vous souhaitez que votre plan de projet soit aussi solide et exhaustif que possible, il est important d'échanger avec les membres de votre équipe et de recueillir leur avis sur ce qui pourrait, selon eux, être amélioré.

l'astuce de jami yazdani : « partagez le plan avec votre équipe de projet et les parties prenantes clés, recueillez du feedback pour apporter des ajustements et des améliorations. »

après avoir recueilli le feedback de votre équipe et apporté les ajustements nécessaires en fonction de ces retours, vous pouvez considérer que votre plan de projet est prêt (hurrah !). 

mais à mesure que votre projet avance, les choses peuvent changer ou évoluer. il est donc important de rester flexible et d'apporter des rectifications ainsi que des ajustements au besoin.

l'astuce de jami yazdani : « attendez-vous à mettre à jour votre plan à mesure que vous recueillez des informations, que vous êtes confronté·e à des exigences changeantes et à des retards, et tirez des enseignements du feedback ainsi que de vos erreurs. en utilisant votre plan de projet pour guider vos activités et mesurer votre avancement, vous pourrez affiner et améliorer votre plan à mesure que vous avancez dans le projet, et ajuster les tâches et les dates limites lorsque les livrables sont développés. »

conseils pour rédiger des plans de management de projet efficaces

besoin d'inspiration ? voici quelques astuces pour vous assurer que vos plans de projet sont aussi solides et efficaces que possible :

inspirez-vous d'exemples existants

la rédaction d'un plan de projet nécessite du temps et des efforts. mais inutile de réinventer la roue pour chaque nouveau projet ! inspirez-vous plutôt d'exemples de plans de projet qui ont abouti et utilisez-les en tant que guides lors de la rédaction du vôtre.

l'astuce de jami yazdani : « passez en revue les modèles et les plans utilisés pour des projets similaires ou pour d'autres projets au sein de votre organisation ou secteur. vous trouverez ainsi l'inspiration pour la structure et la rédaction de votre propre plan. »

impliquez votre équipe dans le processus

peut-être êtes-vous en charge de piloter le projet. cela ne signifie pas pour autant que vous devez, ni même que vous devriez, être la seule personne en charge de la rédaction du plan de projet. 

l'astuce de jami yazdani : « collaborez avec votre équipe et les parties prenantes clés pour élaborer un plan de projet. la contribution au plan de projet favorise l'adhésion à ses objectifs et encourage un engagement continu tout au long du projet. »

ne laissez pas le mieux être l'ennemi du bien

vous pouvez être tenté·e d'écrire (et de réécrire) votre plan de projet jusqu'à ce que chaque information soit parfaitement cartographiée. mais passer trop de temps à chercher la « perfection » peut en réalité retarder le projet. ne laissez donc pas le mieux être l'ennemi du bien. au lieu de vous attacher à ce que tout soit parfait dès le départ, faites preuve de bonne volonté et de flexibilité pour ajuster votre plan de projet à mesure que vous avancez.

l'astuce de jami yazdani : « concentrez-vous sur les résultats et non sur la perfection du plan. même s'il serait génial que la première ébauche de votre plan ne nécessite aucun changement, inspire l'équipe et garantisse la réussite du projet, vous ne devez pas chercher la perfection. visez plutôt un plan vous permettant d'atteindre les objectifs du projet. la réactivité à l'évolution des besoins et à un environnement changeant est plus importante qu'un plan parfait. »

suivez ces étapes pour réussir votre plan de projet

la rédaction d'un plan de projet peut sembler difficile de prime abord, surtout si vous débutez en la matière. mais maintenant que vous connaissez précisément les étapes du processus, vous avez toutes les cartes en main pour créer un plan solide et cohérent dès le départ et assurer la réussite de votre projet.