le guide ultime en gestion de projet : efficacité et succès garantis !

imaginez que vous voulez préparer un délicieux brunch. vous avez l'intention de préparer une quiche, de la salade, des crêpes, des parfaits et des cocktails maison. c'est parti !

c'est un vrai festin et un projet d'envergure, mais vous allez vous en sortir. c'est ça, la créativité, non ?

vous avez à peine noué votre tablier que vous vous rendez compte que les choses commencent mal. vous fouillez frénétiquement dans les placards pour trouver tous les ingrédients dont vous avez besoin. vous avez oublié de préchauffer le four pendant que vous préparez la pâte pour la quiche. vous avez commencé les crêpes trop tôt et maintenant elles seront prêtes bien avant le reste de vos plats. 

la pression augmente... le stress également ? pas étonnant. vous commencez à réaliser l'importance d'une bonne gestion de projet ?

qu'est-ce que la gestion de projet ?

la gestion de projet est le processus de planification, d'exécution et de suivi d'un projet afin qu'il soit mené à bien. 

c'est-à-dire qu'au lieu de naviguer à vue, vous adoptez une approche organisée pour vous assurer que votre projet répond à ses objectifs et à ses exigences, qu'il est réalisé dans les délais et dans les limites du budget.

le pilotage de projet est généralement supervisé par un chef de projet qui possède les compétences, l'expérience et le savoir-faire nécessaires pour effectuer la conduite de projet.

cependant, il n'est pas toujours possible d'en nommer un, surtout pour les petites équipes ou les petits projets. dans ce cas, un autre membre de l'équipe doit intervenir pour assumer cette responsabilité.

il vaut mieux n'avoir qu'un seul responsable de projet, afin d'éviter les malentendus et les problèmes de communication.

pourquoi la gestion de projet est importante

notre anecdote d'introduction sur la préparation désastreuse d'un brunch a probablement suffi à illustrer l'importance de la conduite de projet (en plus de vous mettre la boule au ventre). revenons sur ce point et quelques-uns des principaux avantages de suivre une méthode de gestion de projet.

1. la gestion de projet pour synchroniser l'équipe

vous pensez peut-être que les objectifs de votre projet ou même de votre entreprise sont parfaitement clairs, mais vous seriez probablement surpris/e de voir à quel point le flou peut parfois régner. des recherches menées par la sloan school of management du management institute of technology ont révélé qu'un tiers des managers chargés de mettre en œuvre la stratégie de leur entreprise ne pouvaient pas énumérer ne serait-ce qu'une seule des priorités stratégiques de leur entreprise. 

aïe aïe aïe... il n'y a pas de solution miracle, mais le management de projet est un premier pas dans la bonne direction. au début du projet, toute l'équipe doit discuter et comprendre non seulement l'objectif du projet spécifique, mais aussi la manière dont celui-ci sert les objectifs généraux de l'entreprise.

2. la gestion de projet améliore la collaboration

les projets restent au point mort lorsque les collaborateurs ne connaissent pas leurs responsabilités ni les délais limites pour effectuer leurs tâches. le management de projet consiste à établir un cahier des charges précis, qui détaille notamment le périmètre du projet, les responsabilités de chacun, les différentes étapes et tâches à effectuer et le chronogramme ou diagramme de gantt.

cette étape préalable permet à une équipe de projet de collaborer de manière beaucoup plus efficace.

3. la gestion de projet vous aide à éviter les risques et les obstacles

mais vous savez que presque rien ne se passe comme prévu ?! même les projets les mieux planifiés ont tendance à dérailler. même si votre équipe dispose d'un plan de projet réfléchi et détaillé, il arrive que celui-ci soit mis à rude épreuve. il peut arriver de ne pas mettre la main sur la ressource dont vous avez besoin ou de devoir faire face à un retard imprévu dans l'attente d'une validation.

le processus de planification et les étapes de gestion de projet consistent à anticiper ce type de risques et à identifier un plan de secours. cela vous permet de contourner les obstacles lorsqu'ils surgissent, sans pour autant mettre à mal l'ensemble de votre projet.

4. la gestion de projet réduit la surcharge de travail

dans une enquête menée auprès de plus de 2 000 employés américains, plus de 60% des répondants ont admis ressentir du stress au moins trois jours de travail par semaine. l'une des causes de cette sensation d'épuisement ? des listes de tâches surdimensionnées.

lorsque vous ne savez pas exactement qui fait quoi, il peut arriver de surcharger un membre de l'équipe sans se rendre compte. une gestion de projet efficace permet de gérer plus facilement les capacités de chaque membre et de s'assurer que chacun a une charge de travail raisonnable pour chaque projet dont il fait parti.

5. la gestion de projet améliore les résultats

le bénéfice le plus important de la gestion de projet, c'est le taux de réussite.

lorsque vous disposez d'une planification de projet solide comme le roc et que vous surveillez attentivement les progrès réalisés, vous avez beaucoup plus de chances de réaliser un projet qui répond aux objectifs et aux exigences et qui respecte votre budget et vos délais. 

de plus, le management de projet donne à l'équipe des opportunités d'évaluer et de corriger plus fréquemment le déroulé des tâches en cours de route. si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, il est possible de procéder à des modifications avant de dépenser plus de temps et d'énergie.

guide de la gestion de projet en 5 étapes

bon, vous avez compris. la gestion de projet est primordiale. mais, comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ?

le project management institute (pmi), qui en connaît un rayon sur le sujet, a créé le project management body of knowledge (pmbok), qui est un ensemble de lignes directrices pour le management de projets. le pmbok divise la gestion de projet en cinq phases distinctes :

• démarrage
• planification
• exécution
• contrôle
• clôture

lorsque vous et votre équipe abordez un projet, vous passez par chacune de ces étapes. examinons-les en détail.

1. lancement

vous pensez que votre projet démarre avec une bonne vieille session de planification ? pas tout à fait. avant d'aborder les détails de votre projet, vous devez d'abord confirmer avec votre équipe si cela vaut la peine de se lancer, ou pas.

c'est ce qui se passe lors de la phase de "lancement". vous définissez votre projet à niveau macro et vous identifiez des études de cas, les bénéfices et les livrables. si vous déterminez que le projet est intéressant pour votre équipe, vous obtiendrez l'approbation (si nécessaire) et passerez à la phase suivante. 

exemple : vous et votre équipe souhaitez enregistrer une vidéo de démonstration qui présente les caractéristiques essentielles de votre produit. vous pensez que cela fera gagner beaucoup de temps à l'équipe du service client et vous aidera à convaincre davantage de clients.

2. planification

c'est maintenant que la magie de la planification opère. une planification efficace peut vous aider, vous et votre équipe, à éviter les principales causes d'échec d'un projet, notamment une mauvaise communication, des estimations de temps erronées et des objectifs inadéquats.

la première étape du processus de planification consiste à fixer un objectif pour votre projet. utilisez le cadre des objectifs smart pour identifier un objectif qui soit : 

• spécifique
• mesurable
• atteignable
• réaliste
• temporellement défini

exemple d'objectif : créer une vidéo de démonstration sur les principales caractéristiques de notre produit afin de réduire de 12 % le nombre de tickets clients et d'augmenter de 15 % le nombre d'abonnements. lancement prévu de cette vidéo d'ici le 15 mars 2021. 

une fois que vous avez les yeux rivés sur les objectifs, vous êtes prêt/e à aborder avec votre équipe les tenants et aboutissants du projet, notamment les limites, le budget, les risques, les membres de l'équipe, les étapes clés, etc.

cela peut sembler intimidant, mais c'est beaucoup plus facile si vous mettez en place un organigramme des tâches du projet (otp). cet outil permet de diviser votre projet en tâches individuelles qui sont affichées sous forme de graphiques.

par exemple, votre projet vidéo peut être divisé en plusieurs tâches individuelles :

• rédiger le script de la vidéo
• enregistrer la présentation produit
• effectuer le montage vidéo et ajouter le logo
• publier la vidéo sur la page commerciale

avec ces informations à portée de main, vous êtes bien mieux paré/e pour identifier les membres de l'équipe qui doivent être impliqués dans le projet et pour élaborer un calendrier de projet réaliste.

exemples de tâches :

tâche: rédiger le script de la vidéo 

responsable de la tâche : delphine

date limite : le 29 janvier 2021

tâche : enregistrer la présentation produit

responsable de la tâche : yvan 

date limite : le 12 février 2021

tâche : effectuer le montage vidéo et ajouter le logo

responsable de la tâche : pierre

date limite : le 22 février 2021

tâche : publier la vidéo sur notre page commerciale

responsable de la tâche : alice

date limite : le 5 mars 2021

3. exécution

cette phase est la plus simple à comprendre, mais c'est aussi celle où l'on investit toute son énergie. la phase d'exécution est celle durant laquelle vous et votre équipe effectuez les tâches liées au projet et où le travail proprement dit est accompli.

4. suivi

la phase de suivi se déroule en même temps que la phase d'exécution. vous ne voudriez pas être absorbé/e par vos tâches au point d'en oublier de faire un zoom arrière et de vous assurer que votre projet se déroule comme prévu.

tout au long de la phase d'exécution, vous devez prendre du recul, revoir votre planification de projet et vous assurer du respect des délais, du budget et des principaux objectifs. 

en cas d'écart par rapport aux prévisions ? eh bien, votre équipe va devoir apporter les changements nécessaires pour remettre le projet sur le droit chemin.

exemple : vous vérifiez les grandes étapes du projet et vous vous rendez compte que l'enregistrement de la vidéo est en retard. vous vous renseignez auprès du responsable (yvan) pour savoir quand sa tâche sera terminée et vous repoussez de quelques jours la date limite du montage vidéo pour tenir compte du retard.

5. clôture

votre équipe a réussi : la vidéo est lancée et le projet est terminé. et maintenant ? vous passez à autre chose ? 

pas tout à fait. tout l'intérêt de la phase de clôture est la façon dont vous finissez un projet. c'est à ce moment que vous allez régler les derniers détails et clôturer officiellement votre projet. cela peut inclure :

• organiser une rétrospective pour discuter de ce qui s'est bien passé dans le projet et de ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois.
• préparer un rapport final.
• classer et archiver la documentation relative à votre projet afin de pouvoir la consulter ultérieurement.

la phase de lancement du projet semble être la phase qui retient toutes les attentions. mais négliger la phase cruciale de clôture revient à courir un marathon et s'arrêter de courir dès que la ligne d'arrivée est en vue. votre projet mérite un sprint final glorieux, les bras levés au ciel, sous les applaudissements de la foule !

3 astuces supplémentaires pour une gestion de projet du tonnerre

vous connaissez maintenant les étapes à suivre pour lancer votre projet. mais le management de projet ne se résume pas à ces cinq phases. voici d'autres astuces de gestion de projet que votre équipe devrait garder à l'esprit.

1. familiarisez-vous avec les termes clés

la gestion de projet est complexe, et elle a son propre jargon. vous verrez un certain nombre de termes différents, tels que "dépendances" et "chemin critique", qui pourraient vous donner des sueurs froides.

ne vous inquiétez pas. voici un glossaire pour les débutants des termes les plus courants de la gestion de projet :

• chemin critique : la plus longue séquence d'activités dépendantes les unes des autres. si un retard survient sur votre chemin critique, vous courez le risque que l'ensemble de votre projet ne soit pas prêt à la date butoir.
  
• dépendances : éléments d'un projet qui sont liés entre eux (ce qui veut dire que l'un ne peut pas se produire sans que l'autre ait déjà eu lieu préalablement). il existe à la fois des dépendances de tâches et des dépendances de ressources.
  
• kickoff (coup d 'envoi) : la première réunion de l'équipe de projet pour discuter des objectifs du projet, des exigences, et bien plus encore.
  
• cycle de vie : l'ensemble des étapes par lesquelles passe le projet, du début à la fin. les cinq phases évoquées ci-dessus constituent le cycle de vie du projet.
  
• jalon: événement important, fin d'une étape importante du projet.
  
• ressources : ce dont votre équipe a besoin pour mener à bien le projet. les ressources peuvent inclure des personnes, un budget, des documents, des équipements ou des logiciels, des locaux, etc.
• périmètre : les détails exacts de ce que le projet contemple. vous entendrez parler d'éléments "dans le périmètre du projet" ou "hors du périmètre".
• partie prenante : toute personne qui a un intérêt dans le projet ou qui a une relation avec celui-ci.

2. identifiez les dépendances

votre plan de projet n'est pas précis si vous ne tenez pas compte des dépendances. comme mentionné ci-dessus, il peut y avoir au sein d'un projet à la fois des dépendances de tâches et des dépendances de ressources.

par exemple, la vidéo de votre produit ne peut pas être montée tant qu'elle n'est pas enregistrée. il s'agit d'une dépendance de tâches. ou peut-être que le logiciel d'enregistrement vidéo dont vous avez besoin est utilisé par une autre équipe et n'est pas disponible avant février. c'est une dépendance de ressources.

il est important que votre équipe identifie et prenne en compte ces dépendances lors du processus de planification du projet. cela permettra de fixer un calendrier de gestion de projet plus réaliste et d'éviter ainsi des imbroglios pour s'adapter si une dépendance vous retarde.

3. centraliser la communication

même si vous dominez le jargon de la gestion de projet et que vous mettez en oeuvre une planification dans les moindres détails, rien ne fonctionnera comme prévu si la communication de votre équipe est éparpillée entre des fils d'e-mails interminables, des messages instantanés et des comptes-rendus de réunion dispersés.

la gestion de projet est beaucoup plus facile lorsque vous utilisez un seul logiciel de communication ou un seul outil de gestion de projet dédié. trello est un logiciel de gestion de projet qui permet justement de répondre à ces deux besoins, et il existe même un modèle de tableau de gestion de projet prêt à l'emploi pour vous aider ! 

cela permet à toute votre équipe de projet de disposer d'une source de référence unique et de centraliser l'avancement, les documents, les ressources et les conversations, de sorte que tous les membres de l'équipe puissent obtenir immédiatement les informations et les explications dont ils ont besoin.

gestion de projet = des process pour moins de stress

vous vous souvenez du scénario du brunch en introduction ? imaginez combien cela aurait été moins stressant si vous aviez appliqué certains principes de ce guide de gestion de projet. 

vous auriez vérifié que vous aviez les bons ingrédients, lu vos recettes et élaboré une priorisation simple pour savoir à quel moment commencer à préparer chaque plat.