risikofaktoren für einen burnout und wie sie ihn vermeiden

nach eineinhalb jahren leben und arbeiten inmitten einer pandemie überrascht es nicht, dass eine rekordverdächtige anzahl an mitarbeitern stresssignale aussendet. laut einer im jahr 2021 durchgeführten studie von indeed fühlen sich 52 % der mitarbeiter ausgebrannt. mehr als die hälfte der befragten gibt an, dass sie länger arbeiten, und ein viertel sieht sich nicht in der lage, von der arbeit abzuschalten.

die andauernde zunahme von burn-out-meldungen ist für arbeitgeber überall ein besorgniserregender trend. die entwicklung wirkt sich nicht nur negativ auf die gesundheit und das wohlbefinden aus, sondern auch auf fehlzeiten, die mitarbeiterbindung und – aufgrund der sinkenden moral und einer hohen fluktuation – deine unternehmenskultur.

krisenmanagement ist das eine, aber wie kannst du den druck für deine teams verringern, damit sie sich nachhaltig erholen können? unternehmen auf der ganzen welt kümmern sich nun intensiver darum, den burn-out einzudämmen. branchenführer wie linkedin, hootsuite und bumble schließen beispielsweise ihre büros für eine ganze woche, um allen mitarbeitern eine extra auszeit zu gönnen. der ceo von okta, der sich wegen möglicher burn-outs sorgen macht, bat alle mitarbeiter darum, ihm ihre urlaubspläne für 2021 per e-mail zu senden.

das alles sind großartige initiativen, um die work-life-balance nach einem stressigen jahr wieder ins lot zu bringen. wenn du dir aber gedanken wegen langfristigen burn-out-erscheinungen in deinem unternehmen machst, solltest du nach möglichkeiten suchen, um das wohlergehen deines teams während des ganzen jahres zu priorisieren. wie bei der umstellung auf einen gesünderen lebensstil müssen auch hierbei täglich unterstützende maßnahmen umgesetzt werden, damit langfristige Änderungen erreicht werden. 

burn-out verhindern durch klare grenzen in sachen kommunikation

laut einem bericht von aviva aus dem jahr 2020 haben 44 % der mitarbeiter das gefühl, dass sie "nicht richtig von der arbeit abschalten können". 70 % aller arbeitnehmer geben an, dass sie auch außerhalb der geschäftszeiten regelmäßig e-mails und nachrichten lesen. und diese gewohnheiten haben konsequenzen: denn mehr als die hälfte der mitarbeiter hat das gefühl, dass ihre geistige und körperliche gesundheit wegen des arbeitsdrucks gelitten hat. 

wenn mitarbeiter das gefühl haben, dass sie arbeits- und privatleben nicht richtig trennen können, muss die führungsriege sie klar über ihre kommunikationserwartungen informieren und sinnvolle grenzen setzen. halte mitarbeiter dazu an, benachrichtigungen für e-mails, slack und arbeitsanwendungen außerhalb der arbeitszeiten auszuschalten. sorge außerdem dafür, dass manager teammitglieder nach dienstschluss nicht mehr mit anfragen behelligen.

stelle auch sicher, dass die führungskräfte deines unternehmens nicht nur sagen, dass mitarbeiter das recht dazu haben, abzuschalten. sie müssen auch zu ihrer aussage stehen. das bedeutet, dass die ganze führungsetage, vom ceo bis zum teammanager, es vermeiden sollte, außerhalb der geschäftszeiten e-mails zu senden oder teammitglieder zu kontaktieren, während diese sich im bezahlten urlaub befinden. wenn diese prinzipien vorgelebt werden, fühlen sich mitarbeiter psychologisch sicher und halten sich an die empfohlenen vorgaben.

Überflüssige meetings können eine burn-out-ursache sein

"dieses meeting hätte man auch gut als e-mail zusammenfassen können." eine kürzlich von der harvard business school und der new york university gemeinsam durchgeführte studie ergab, dass die durchschnittliche anzahl von meetings während der pandemie um 12,9 % gestiegen ist. gleichzeitig nahm die meetinggröße um 13,5 % zu. weniger meetings sind die beste und schnellste methode, mit der dein unternehmen teams wertvolle zeit zurückgeben kann.

einige unternehmen haben sich für die einrichtung sogenannter meetingfreier mittwoche entschieden, um mitarbeitern eine verschnaufpause zu gönnen. bei trello nehmen sich mitarbeiter eine regelmäßige "schaffenszeit", in der sie zugunsten kreativer arbeiten auf die teilnahme an meetings verzichten. alternativ könnte man sich auch die meetings im mitarbeiterkalender genauer ansehen und sich fragen, ob diese wirklich stattfinden müssen.

natürlich sollten einige unterhaltungen wie individuelle gespräche mit mitarbeitern oder schwierige gespräche in echtzeit geführt werden. viele andere meetings dürfen jedoch asynchron stattfinden. ein projektupdate ist ein gutes beispiel dafür. anstatt jeden montag meetings abzuhalten, um über die fortschritte jedes einzelnen bei einem neuen projekt zu sprechen, können teammitglieder ihre wöchentlichen updates einfach auf eine liste in trello eintragen und auf diese zu unterschiedlichen tages- und nachtzeiten reagieren. dadurch bleiben alle auf dem laufenden und keiner muss eine extrastunde seiner zeit opfern.

unternehmensweite meetings, bei denen ein neues feature angekündigt wird, sind ein weiteres beispiel. anstatt alle im unternehmen um die teilnahme an einem halbstündigen meeting zu bitten, solltest du die neuigkeit lieber in form einer e-mail bekannt machen, sie in slack teilen oder eine zusammenfassung in der wissensdatenbank deines unternehmens auf trello veröffentlichen. beim obigen beispiel kann die integration von trello in loom genutzt werden. wer sich zeit für das tippen ersparen will, kann ein video aufzeichnen und dieses anhängen.

tools und workflows vereinheitlichen, um burn-outs zu vermeiden

laut dem blissfully-bericht zu saas-trends von 2019 verwenden mitarbeiter durchschnittlich mindestens acht apps pro tag, um ihre arbeit zu erledigen. da ist es kein wunder, dass 40 % der mitarbeiter aufgrund der zu verwendenden tools für zusammenarbeit und kommunikation frustriert sind. weil sie ständig zwischen e-mail, chat, video, dokumenten und anderen apps hin- und herwechseln müssen, fällt es den mitarbeitern schwerer denn je, sich auf ihre eigentliche arbeit zu konzentrieren. das verlängert die arbeitszeit, kostet zeit und führt zu burn-out.

um kontextwechsel für teammitglieder zu reduzieren, solltest du die anzahl der tools verringern, die sie täglich nutzen müssen. mache ihnen deutlich, dass es sich bei e-mails und chatnachrichten nicht um notfälle handelt und dass sie benachrichtigungen stumm schalten können, während sie konzentriert arbeiten. (das machen zum beispiel trello-mitarbeiter, wenn sie ihre slack-auszeit einstellen.) normalerweise leidet die arbeit nicht, wenn mitarbeiter nur alle paar stunden ihre posteingänge oder slack-nachrichten überprüfen.

du kannst mitarbeitern auch dabei helfen, kontextwechsel zu reduzieren, indem du informationen auf einer plattform organisierst. laut einer umfrage von 8by8 im jahr 2019 verbringen 50 % der mitarbeiter täglich bis zu zwei stunden damit, nach informationen zu suchen, die sie zur erledigung ihrer aufgaben benötigen. dadurch verschwenden sie wertvolle zeit, die sie besser in relevante tätigkeiten investieren könnten.

zentralisiere möglichst viele aufgaben in einem tool-stack, auf den alle zugriff haben. so müssen deine mitarbeiter weniger zeit mit der suche nach wichtigen informationen verbringen. wenn beispielsweise ein projekt in trello nachverfolgt wird, würde ich mein team bitten, alle updates zum fortschritt sowie fragen und rückmeldungen im projekt-board zu speichern, wo allen dieselbe zeitleistenansicht der arbeit angezeigt wird. 

in unserem tool-stack wird die arbeit von anderen apps aus durch integrationen verbessert, deshalb sind dokumentationen von confluence oder tickets von jira miteinander verknüpft und für unsere projekte sichtbar. 

egal, für welches toolset du dich auch entscheidest: behalte das konzept der zentralen oberfläche im hinterkopf. deine teams sind in einem geschäftigen arbeitsumfeld tätig, deshalb kannst du frust und sinnlose beschäftigungen schon allein dadurch reduzieren, dass du informationen an möglichst wenig stellen sichtbar und auffindbar machst.

burn-out bei mitarbeitern rechtzeitig erkennen

der wichtigste tipp kommt zuletzt: investiere in manager-coaching und ressourcen, mit denen warnzeichen für burn-out bei mitarbeitern erkannt und gegenmaßnahmen ergriffen werden können. lasse sie bei vieraugengesprächen das stressniveau der mitarbeiter untersuchen und halte alle im unternehmen dazu an, regelmäßig frei zu nehmen und sich bei bedarf auch krankzumelden.

manager sollten auch genau im auge behalten, wie hoch die arbeitsbelastung von mitarbeitern ist. engagierte mitarbeiter werden sich ohne murren häufig zu viel arbeit aufhalsen und sich dabei übernehmen. damit ist niemandem gedient. hier müssen manager einschreiten und mitarbeiter davon abhalten, sich herkulesaufgaben vorzunehmen. wenn jemand viele zusatzaufgaben übernehmen kann, heißt das noch lange nicht, dass er es auch sollte.

glücklicherweise können manager, die trello verwenden, mithilfe der dashboard-ansicht genau erkennen, wie viel ihre teammitglieder leisten:

sie können anhand von daten zur aufgabenverteilung und zur verwaltung von fälligkeitsdaten sehen, wer eine angemessene anzahl an aufgaben übernimmt (und abschließt) und wer sich übernehmen oder bei der arbeit zurückfallen könnte. wir verwenden daten für die eine oder andere geschäftsentscheidung. warum nutzen wir sie nicht auch für ein gerechteres teammanagement?

burn-out-prävention nicht auf die lange bank schieben

die pandemie mag das burn-out-syndrom bei mitarbeitern verschlimmert haben, das phänomen gab es aber schon lange vor covid. leider gibt es für burn-out kein allheilmittel. unterstütze deine mitarbeiter dabei, sich zu sammeln und ihr arbeits- und privatleben ins lot zu bringen, indem sie sich auf ihre täglichen erfahrungen konzentrieren. so wirst du verhindern, dass der burn-out zu lange im hintergrund schwelt.