in wenigen minuten ist ein one-on-one-meeting mit deinem vorgesetzten anberaumt, und schon macht sich bei dir verwirrung bemerkbar. worüber wirst du sprechen? worüber hast du das letzte mal gesprochen? oh, warte, kannst du dich daran erinnern, hast du diese eine frage notiert, die du noch hattest?
unabhängig von der art des 1:1-meetings sind klare erwartungen im voraus nicht nur für die produktivität, sondern auch für die team-moral von entscheidender bedeutung. egal, ob du der manager bist oder nicht, 1:1-gespräche sind für alle eine win-win-situation!
vor ein paar jahren erstellten trello mitgründer michael pryor und ich ein trello-board, um unsere 1:1-meetings zu verwalten. es ist ein prozess, mit dem 1:1 verbundene auf dem richtigen weg und vor allem produktiv bleiben. wir fanden es super nützlich und deshalb begleitet es uns bis heute!
ich verwende trello-boards für alle meine 1:1-meetings, und ich kenne viele andere, die dies ebenfalls tun. heute, nachdem hunderte von 1:1-besprechungen erfolgreich gehalten und verwaltet wurden, kann ich behaupten, dass der prozess sehr effektiv funktioniert. und ja, es ist richtig, ich nehme dank dieses workflows und der proaktiven planung tatsächlich gerne an meinen meetings teil, (ich glaube meine teamkollegen fühlen genauso😅). verwende diesen leitfaden, um deinem team dabei zu helfen, einige one-on-one-meeting-siege zu erringen!
das 1:1-meeting board: unglaublich simpel!
zur vereinfachung haben wir eine kostenlose 1:1-board-vorlage für dich. du kannst sie kopieren und bearbeiten. hier ist sie.
sehen wir uns einmal an, wie die einzelnen listen verwendet werden. denn genau hier liegt die wahre magie ✨
“zur diskussion:” der platz der topics
trello als 1:1 board erstrahlt regelrecht, wenn es auf getting-things-done-weise verwendet wird. die liste "zur diskussion" ist dein gemeinschaftlicher bereich, in dem du themen aufnehmen kannst, sobald sie dir in den sinn kommen.
dies ist aus folgenden gründen nützlich...
- immer einen platz zum schnellen hinzufügen neuer themen zu haben. wenn ich etwas entdecke, das ich weiterverfolgen möchte, sende ich eine slack-nachricht, oder wenn es zeitlich klappt, füge ich es dem trello-board hinzu. so erziele ich 1:1-ergebnisse. dieser ideen- und themen-parkplatz ist sehr hilfreich. dort lege ich die dinge ab, die mir mitten in der nacht in den sinn kommen oder ich notiere sie dort, als eine art spickzettel, so gehe ich sicher, dass ich nichts vergesse.
- erstellen einer agenda für 1:1-meetings. genau hier liegt die quelle der wahrheit für all das, was diskutiert werden soll. die tagesordnung kann ganz einfach festgelegt werden, indem du zu beginn des meetings die entsprechenden karten dafür ziehst. durch die gemeinsame board ansicht, wird dies während der besprechung unterhaltsam und interaktiv.
- es gibt dem gesprächspartner einen hinweis darauf, worüber ich sprechen möchte. auf diese weise kannst du vorab über das thema nachdenken, fragen der karte hinzufügen oder entscheiden, ob du sofort darüber sprechen möchtest.
🌟trello tipp: besonders hilfreich finde ich, die listenaktion des boards auf beobachten zu stellen. auf diese weise erhalte ich eine trello- und e-mail-benachrichtigung, wenn ein neues thema hinzugefügt wird.
bei den teilnehmern, die das board beobachten, funktioniert das sehr gut, da sie jeweils der anderen person die möglichkeit bieten, sofort zu antworten oder abzuwarten, bis zum 1:1-meeting.
klicke dazu auf der rechten seite des boards auf board-menü „mehr…“ und dann auf „beobachten“.
"kontinuierlich": für themen, die einer nachverfolgung bedürfen
hier lege ich diskussionen / themen ab, die wir begonnen haben, die ein follow-up erfordern. die karte, die sich in "kontinuierlich" befindet, bleibt in stetiger erinnerung, das thema beim nächsten Öffnen unseres 1:1 boards erneut anzugehen.
ich verwende dies auch für themen, die wir regelmäßig überprüfen möchten. zum beispiel ein laufendes projekt oder neueste updates - der tv-reportagen, die uns beide interessieren.
wenn ich auf nummer sicher gehen möchte, dass wir beide eine erinnerung erhalten, füge ich ein fälligkeitsdatum hinzu. dies löst eine benutzerdefinierte erinnerung des fälligkeitsdatums aus. solltest du die frist verpassen, färbt sich das überfällige datum rot.
"entwicklung": schnelle check-ins in den wachstumsbereichen
damit habe ich in letzter zeit angefangen zu experimentieren. in meinen berichten sollen 3 bis 4 persönliche wachstumsbereiche aufgelistet werden, auf die wir uns im moment konzentrieren möchten.
deine wachstumsziele genau auf dieser liste zu haben, ist eine großartige erinnerung. so sind sie immer präsent, und es macht es uns einfach, uns von zeit zu zeit schnell darüber zu informieren, wie es um sie steht. dieser prozess ist leichter, als etwa ein wachstumsplan-board. das gehen wir in der regel als vierteljährliche diskussion an.
"besprochen": bisherige diskussionen werden hier protokolliert
ich verwende dies nicht allzu oft, aber es kann hilfreich sein, hier und da nachzuschlagen, karten zu lesen, insbesondere, wenn wir aufzeichnungen über entscheidungen, aktionen und maßnahmen in der karte notiert haben. dieser ort bietet sich an, um bei der arbeit an einer selbsteinschätzung auf vergangene diskussionen oder erfolge zurückzugreifen!
was ist letztendlich befriedigender als die spalte "done" auf einem trello-board?
…das ist es!
experimentiere und probiere es aus, es spielt letztlich keine rolle, wer das board einrichtet. fangt an und beginnt es zu benutzen. das board selbst ist einfach umzusetzen, du brauchst nicht viel. hier ist es für dich, kopiere es dir.
bei trello ist es immer aufregend, unser eigenes produkt auf neue weise zu verwenden. wir hoffen, dass dies auch für deine teams nützlich ist! 🙌
Übersetzung und interpretation aus dem englischen by doret pohl.
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siehe auch: tipps und tricks für deine trello-team-management-tools
