remote-arbeit muss kein opfer an die arbeitsqualität darstellen. dies bedeutet jedoch, dass unternehmen ihre remote-teams für den zukünftigen erfolg ausstatten müssen.
du möchtest als führungskraft eine kollaborative und effiziente remote-umgebung schaffen, die es deinen teammitgliedern ermöglicht, ihre beste arbeit zu leisten. es gibt viele verschiedene möglichkeiten, dieses ziel zu erreichen. eine rahmenstruktur jedoch ist besonders bei remote-teams hilfreich — und das ist das agile framework. dieses framework hilft teams dabei, arbeit in kleine, aber gut zu händelnde schritte aufzuteilen. unter berücksichtigung von anpassungsfähigkeit und flexibilität werden prozesse und pläne bewertet.
agile methodik ist seit jahren ein muss in der software-welt. mit zunehmender entfernung der einzelnen unternehmens-teams gewinnt das agile projektmanagement in allen branchen an bedeutung.
haben wir deine neugierde geweckt auf agile methoden und wie sie deinem remote-team zugute kommen können?
wir sprachen mit lisette sutherland, (remote-arbeitsexpertin und co-autorin von "work together anywhere," ein handbuch zur erfolgreichen remote-arbeit für einzelpersonen, teams und manager.) die in den niederlanden lebende und in deutschland geborene amerikanerin berichtet uns über ihre erkenntnisse, wie remote-teams agile praktiken anwenden können, um kollaborativer und effizienter zu arbeiten.
agile methodik — was ist das genau?
das wichtigste zuerst. — bevor wir uns mit der verwendung agiler praktiken befassen, wollen wir uns kurz den grundlagen der agilen methodik zuwenden.
anstatt nur den blick auf große ziele zu werfen und nur den langfristigen ansatz zu sehen, zerlege deine aufgaben und projekte in kleine häppchen, in kurze iterationen. dies wird in der agilen praktik als "sprint“ bezeichnet. sprints dauern normalerweise zwischen einer woche und einem monat. die teams haben klare ziele, woran sie arbeiten müssen und was wann erreicht werden muss.
der moderator oder leiter des agilen teams ist als scrum master bekannt. jeden morgen veranstaltet der scrum master einen schnellen check-in (bekannt als "stand-up"), bei dem das gesamte team status-updates teilt. am ende des sprints trifft sich das team zu einem ausführlichen meeting (bekannt als retrospektive oder "retro“). bei dieser rückblende wird das abgeschlossene überprüft und verbesserungsmöglichkeiten werden für die zukunft identifiziert.
anschließend wählt das team die ziele und aufgaben aus, auf die sie sich im nächsten sprint konzentrieren möchten.
agile methoden und framework sind für eine vielzahl von team-strukturen wirksam. besonders effektiv sind sie jedoch für remote-arbeitsbereiche, da führungskräfte schnell erkennen können, was funktioniert und was nicht. Änderungen können in echtzeit vorgenommen werden. dies ist besonders wichtig, um die effizienz der teams aufrechtzuerhalten, unabhängig ihres standorts.
„agile methodik... konzentriert sich darauf, schnell zu handeln, schnell zu lernen und sich schnell anzupassen“, sagt lisette sutherland.
agiles projektmanagement ist eindeutig ein wirksamer rahmen, ein framework für die remote-arbeit. die frage ist also, wie du als führungskraft agile prozesse und praktiken anwenden kannst, um effizienz, produktivität und zusammenarbeit mit deinem remote-team zu fördern.
hole dein team auf die agile seite
einer der größten fehler bei der einführung agiler methoden ist es, "den anfang zu überstürzen", sagt sutherland. „es ist wirklich ein change-management-programm. oft wird nicht bedacht, dass die kultur des unternehmens geändert wird, wenn auf remote-arbeit umgestellt wird."
deshalb ist es wichtig, dass alle auf der gleichen seite sind, bevor mit der einführung agiler prozesse begonnen wird.
"ich empfehle, mit einem team-agreement zu beginnen", bekundet sutherland. „notieren sie: wie werden wir zukünftig kommunizieren? welche tools werden wir verwenden — und wofür? wo und wie werden wir informationen austauschen? gibt es spezifische sicherheitsprotokolle? was sind die erwarteten ergebnisse?"
stecke klare erwartungen ab und stelle sicher, dass dein team die zukünftige veränderung im workflow versteht. dann wird der Übergang zu agilen arbeitsmethoden reibungslos.
"einige dieser wirklich grundlegenden dinge ... werden gestalt annehmen, wenn du mit agilen methoden, praktiken und meetings beginnst," äußert sutherland.
stärke dein team mit den richtigen tools
wenn dein remote-team auf diesem neuen weg des agilen prozesses der zusammenarbeit erfolgreich sein soll, musst du es mit den nötigen tools ausstatten.
laut sutherland benötigen alle remote-teams, die agile praktiken anwenden wollen, mindestens die grundlegenden tools „gruppenchat und eine art aufgaben-verwaltungssystem.“
investiere in tools, mit denen dein team zusammenarbeiten kann — unabhängig davon, von wo aus gearbeitet wird. "bringe in erfahrung, wie sie breakout-rooms nutzen können, wie sie whiteboards verwenden und wie sie mit ihrem team gemeinsam online zeichnen und entwerfen können,“ empfiehlt sutherland.
alle tools sind team- und projektspezifisch. wichtig ist eine reihe von tools, die die zusammenarbeit und die effizienz in deinem team fördern. "jedes team ist verschieden, jeder schafft online-präsenz auf andersartige weise und ... jeder benötigt unterschiedliche dinge,“ sagt sutherland.
wende agile meeting-methoden an
dein team soll erfolgreich sein, sowohl bei der einführung agiler arbeitsmethoden zur steigerung der effizienz, als auch bei der remote-arbeit im allgemeinen. dann sind besprechungen ein muss.
da sich das gesamte agile framework um geschwindigkeit und effizienz dreht, muss die qualität deiner remote-meetings optimal sein. "genau das ist die herausforderung! — wie gut sind ihre meetings?" hinterfragt lisette sutherland.
im folgenden findest du eine Übersicht einiger tipps, wie du agile methoden bei deinen besprechungspraktiken anwenden kannst:
löse alle technischen probleme
egal, wie gut ihr ein meeting plant oder wie gut dein team vorbereitet ist, wenn die technologie nicht stimmt, werden eure besprechungen weniger effektiv, dafür aber zeitaufwändiger und — seien wir mal ehrlich — auch sehr schnell langweilig.
"wenn bei einem 10 minütigen meeting alle mit der basistechnologie zu kämpfen haben, werdet ihr nicht weit mit den besprechungspunkten kommen,“ sagt sutherland.
führe vor dem start eures ersten sprints (und der damit verbundenen meetings) einen testlauf mit deinem team durch. teste alle funktionen, z.b. bildschirmfreigabe bei videokonferenzen. wenn probleme auftauchen, stelle sicher, dass lösungen bereitstehen, bevor ihr euch in euren sprint stürzt.
sorge für optimale videokonferenz-tools für eure all-hands-sprints.
beginne den tag mit stand-ups — so verbindest du dich mit deinem team
stand-ups sind eine kernkomponente des agilen frameworks. außerdem sind sie eine gut durchführbare meeting-struktur für remote-teams.
"es gibt sicher einiges, das nicht so leicht in remote [arbeit] umgewandelt werden kann," gibt lisette sutherland an, "aber stand-ups lassen sich wirklich gut umsetzen." anstatt deine team-meetings persönlich zu hosten, geschieht dies nun auf einer videokonferenzsoftware.
stelle dir deine stand-up-meetings als morgendliche check-in-kontrolle für dein team vor. stand-ups sind zeitlich begrenzte, kurze meetings, die von allen teammitgliedern im stehen abgehalten werden und bei denen status-aktualisierungen über fortschritt und aufgaben mitgeteilt werden. stand-ups tragen dazu bei, deine mitarbeiter auf dem laufenden zu halten, rückschläge zu erkennen und lösungen zu finden.
stand-ups schaffen ein gefühl der zusammenarbeit und der team-verbundenheit. der vorteil eines stand-up-meetings liegt in der direkten, unmittelbaren interaktion der teilnehmer. sie sind besonders wichtig, wenn dein team nicht täglich in einem büro zusammentrifft.
cancel unnötige besprechungen, alle anderen — optimiere!
schwierig wird es allerdings, deine aufgaben schnell, effizient und produktiv zu erledigen, wenn dein terminplan vollgestopft mit besprechungen ist — viele davon unnötig.
auch für dein team ist ein überfüllter terminkalender mit aufeinanderfolgenden besprechungen wenig effizient.
aus diesem grund ist es unabdingbar, unnötige besprechungen zu vermeiden oder sie zumindest umzugestalten. „wir müssen neu bewerten, wie wir unsere zeit sinnvoll nutzen“, erläutert sutherland.
wenn du deinen aktuellen besprechungsplan unter die lupe nimmst, gibt es dort meetings, die vollständig beseitigt werden könnten? wenn ja, dann streiche sie ersatzlos.
gibt es eventuell meetings, die so umgestaltet werden können, dass dein team sich auf die inhalte einlassen kann, ohne die arbeit zu unterbrechen und sie zu beeinträchtigen? mit anderen worten: kann die besprechungsstruktur von echtzeit auf asynchronzeit verschoben werden?
asynchrone kommunikation ist jede kommunikation, die kein sofortiges handeln erfordert. anstatt von deinem team zu verlangen, dass spontan-meetings wahrgenommen werden und sie alles stehen und liegen lassen müssen, kann die weitergabe des inhalts mit dem zeitmanagement der teammitglieder koordiniert werden. damit wird die produktivität beibehalten. ungeplante unterbrechungen sind kontraproduktiv.
beispielsweise kannst du anstelle eines all-hands-meetings die unternehmensaktualisierungen mit deinem team in checklisten auf einer trello-karte teilen.
das streichen unnötiger besprechungen oder auch das um- oder neugestalten einzelner meetings können deinem team zeit zurückgeben. je mehr zeit dein team für wichtige aufgaben hat (anstatt eine endlose anzahl von meetings zu absolvieren), desto schneller und effizienter können dinge erledigt werden und desto erfolgreicher werden eure sprints.
regelmäßige check-ins verbessern deine agilen prozesse
die verwendung agiler praktiken zur unterstützung und zur besseren zusammenarbeit mit deinem remote-team ist ein lernprozess. wenn der agile prozess erfolgreich sein soll, musst du konsequent prüfen, was funktioniert, was nicht klappt und was geändert werden muss.
"die einzige möglichkeit zur feinabstimmung dieses agilen prozesses besteht darin, regelmäßig alle arbeitsmethoden zu begutachten", sagt sutherland. „mit einer Überprüfung lediglich einmal im jahr werden sie nicht allen problemen gerecht. genau hier ergibt die agile methodik meines erachtens wirklich sinn."
hier kommen retrospektiven — die sogenannten "retros“ ins spiel.
ein retrospektiv-meeting findet am ende eines sprints statt. dem gesamten team wird die möglichkeit gegeben, alle aspekte des vollendeten sprints zu überprüfen, einschließlich der frage, wie gut das team die sprint-ziele erreicht hat.
„bei diesen retrospektiven geht es nicht nur darum, wie viel arbeit geleistet wurde, sondern auch darum, wie wir als team zusammengearbeitet haben“, berichtet sutherland. "gerade bei remote-teams unterstützt die agile methode die team-gliederung und -bindung."
was genau ist der schlüssel zu einem erfolgreichen retro? wichtig, das gesamte team wird einbezogen! hier geht es nicht darum, dass führungskräfte ihre erkenntnisse austauschen. es ist eine gelegenheit für das gesamte team. haben wir unsere sprint-ziele erreicht? wie können wir die zusammenarbeit im team verbessern?
ein retro am ende jedes sprints gibt deinem team die möglichkeit, seinen workflow kontinuierlich zu bewerten und verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. es werden erkenntnisse gewonnen, die sie als team stärker und produktiver machen. das stellt sicher, dass das team seine arbeitsweise stets optimiert.
"sie werden immer etwas entdecken, das verbesserungswürdig ist," bekundet sutherland. "ich habe noch nie davon gehört, dass ein team nach einem retro sich nicht verbessert."
gewinne mit agilen methoden bei der remote-arbeit
jetzt weißt du, wie agile methoden in deinem remote-teammanagement integriert werden können. jetzt hast du alles in der hand, was du brauchst, um deinem team diese struktur zum erfolg zu geben. eine struktur, mit der kollaborativ, effektiv und produktiv gearbeitet werden kann.
teile uns deine meinung mit. es wäre schön von dir zu hören. du findest uns auf twitter (@trello)!
siehe auch: bei der arbeit emotional? die wissenschaft sagt, dass du damit produktiver sein wirst
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