alors que nous venons d'apporter quelques mises à jour exceptionnelles à butler, nous sommes de retour avec deux nouvelles fonctionnalités d'automatisation qui vont faire de vous un expert de la productivité en équipe : les rapports par e-mail et le partage de commandes.
les rapports envoyés via e-mail vous permettent de créer rapidement des rapports automatisés sur des informations importantes, comme les cartes en retard, que vous pouvez partager avec qui bon vous semble. le partage de commandes porte bien son nom : lorsque vous disposez d'une règle efficace, pourquoi ne pas en faire profiter les autres en l'ajoutant à d'autres tableaux ? examinons en détail ces deux nouvelles fonctionnalités d'automatisation.
enfin des mails qui ont une utilité
tenez tout le monde informé du travail réalisé et à venir, des bloqueurs potentiels qui vous empêchent d'avancer dans votre travail et de votre charge de travail personnelle.
en quelques clics seulement, vous pouvez désormais créer des rapports planifiés, envoyés via e-mail, concernant les informations importantes et de haut niveau sur un tableau, les cartes en retard ou dont la date limite approche, les cartes qui vous sont attribuées et un aperçu hebdomadaire de votre tableau. vous pouvez envoyer ces rapports à tout le monde, y compris vous-même, des coéquipiers, des parties prenantes et même des personnes qui ne sont pas membres du tableau.
configurez un rapport par e-mail en quatre étapes simples :
- cliquez sur le bouton « automation » (automatisation) en haut d'un tableau et sélectionnez « email reports » (rapports envoyés via e-mail).
- sélectionnez un modèle de rapport : board snapshot (aperçu du tableau), due soon (dû prochainement), overdue cards (cartes en retard) ou my cards (mes cartes). (remarque : cliquez sur « view my email reports » (afficher mes rapports envoyés via e-mails) pour accéder à l'onglet « scheduled commands » (commandes planifiées) dans butler où vous pouvez modifier ou supprimer les rapports par e-mail.)
- configurez votre rapport : sélectionnez la date et l'heure à laquelle envoyer le rapport, ajoutez jusqu'à 10 adresses e-mail de destinataires, et personnalisez l'objet ainsi que le message pour fournir le plus d'informations possible. vous verrez un aperçu du rapport sur la droite de l'écran à mesure que vous apportez vos modifications.
- sélectionnez « schedule report » (planifier le rapport) pour terminer la configuration ou « email me a test » (m'envoyer un test par e-mail) si vous souhaitez tout vérifier avant d'enregistrer.
À partir d'un rapport envoyé via e-mail dans votre boîte de réception, chaque personne ayant accès au tableau trello peut l'ouvrir pour obtenir des informations détaillées, consulter les tâches et redistribuer le travail en conséquence. que vous les utilisiez pour démarrer chaque semaine du bon pied ou pour célébrer tout ce que vous avez accompli au terme d'une semaine chargée, nous espérons que les rapports par e-mail vous seront également utiles pour tenir votre équipe informée et gagner du temps.
la première règle de l'automatisation ? une bonne règle d'automatisation, ça se partage
l'automatisation a des super pouvoirs : elle permet d'ajouter un processus défini à un flux de travail pour gagner du temps sur des tâches fastidieuses, mais aussi éliminer toutes les erreurs à l'origine des principaux problèmes et retards lors de la gestion d'un projet.
lorsque vous trouvez un ensemble de règles et de commandes de calendrier ou de date limite qui fonctionne, pourquoi devoir remuer ciel et terre pour les répliquer sur un autre tableau ? après tout, notre but à tous est de gagner du temps grâce à l'automatisation, non ?
c'est pourquoi nous avons introduit le partage de commandes pour les commandes de règle, de calendrier et de date limite. grâce à lui, vous pouvez rapidement ajouter des règles d'automatisation existantes à d'autres tableaux ou modifier les tableaux sur lesquels une règle s'exécute déjà.
voici comment partager une commande avec un autre tableau trello :
- dans le menu automation (automatisation), cliquez sur une action qui ouvrira une fenêtre permettant d'ajouter une commande de règle, de calendrier ou de date limite à un autre tableau.
- cliquez sur « add to another board » (ajouter à un autre tableau). dans le menu déroulant du composant qui s'ouvre, sélectionnez le tableau avec lequel partager la règle. (remarque : vous pouvez également entrer le nom du tableau dans la zone de saisie pour rechercher un tableau par nom.)
- cliquez sur le bouton « add to board » (ajouter au tableau).
- vous accéderez ensuite à une fenêtre dans laquelle vous pourrez vérifier votre règle d'automatisation et apporter les modifications nécessaires en cas de divergences dans les noms de liste, par exemple.
- si tout vous semble ok, cliquez sur « add automation » (ajouter la règle d'automatisation).
pour voir les tableaux sur lesquels une commande s'exécute déjà et la désactiver si nécessaire, cliquez sur « enabled on x boards » (activée sur x tableaux) et désélectionnez ces tableaux. vous pouvez également ajouter la commande à des tableaux à partir de cette option.
et voilà, tout est dit ! vous avez découvert quelques nouvelles fonctionnalités d'automatisation qui faciliteront considérablement le partage de la progression et des tâches traitées dans trello. vous avez une technique d'automatisation favorite qui vous permet de gagner du temps ? parlez-nous-en sur twitter !
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