management hybride : comment organiser les équipes ?

vous souhaitez réunir votre équipe pour une séance de brainstorming improvisée ? il y a quelques années, vous auriez peut-être sorti votre tête du bureau et demandé à tout le monde de prendre un café et de vous rejoindre dans la salle de réunion.

mais de nos jours, les choses ne sont pas aussi simples et rapides. 

alors que vous revenez travailler au bureau, vous vous rendez compte que vous avez quelques employés qui travaillent sur place, certains qui ont choisi de travailler entièrement à domicile, et plusieurs qui ont opté pour un mode de travail hybride. 

cela soulève de nombreuses questions pour les managers. comment faire en sorte d'accorder tous les violons si tout le monde n'est pas présent au même endroit ? comment favoriser une culture d'équipe positive lorsque ses membres ne sont pas réellement ensemble ? est-ce que cela ne va pas générer des aller-retours incessants entre les équipes sur site et à distance, comme une partie de ping-pong ?

le management hybride peut sembler insurmontable. mais rassurez-vous, vous pouvez y arriver. voyons ce que vous devez savoir pour être sûr/e que toute votre équipe est heureuse et efficace, quel que soit l'endroit où chacun choisit de travailler.

mais d'abord... qu'est-ce que le management hybride ?

auparavant, une équipe en organisation hybride était composée de deux types de travailleurs bien distincts : ceux qui travaillaient au bureau et ceux qui travaillaient à distance.

désormais, alors que le monde du travail est plus flexible que jamais, cette définition s'est élargie. une équipe en mode hybride est composée d'employés qui peuvent choisir l'endroit d'où ils travaillent. 

certains peuvent travailler à temps plein au bureau, d'autres à distance, et d'autres peuvent alterner entre le travail sur place et le travail à domicile, selon ce qui leur convient le mieux, en fonction des jours ou des semaines.

en tant que manager, ce mode de travail hybride peut sembler un peu étrange. savoir où se trouvent vos employés n'est-il pas l'une de vos responsabilités les plus fondamentales ?

pourtant, ce niveau de flexibilité au sein des équipes de travail est en passe de devenir le nouveau normal. une étude de microsoft menée dans les Émirats arabes unis a révélé que 97% des chefs d'entreprise s'attendent à un mode de travail plus hybride à long terme. 

le pour et le contre du mode de travail hybride

reviendrons-nous un jour à une réalité où chaque employé travaille côte à côte dans un bureau, et ce, du lundi au vendredi ? cela semble peu probable, d'autant qu'un sondage gallup a révélé que 53% des personnes interrogées prévoient de travailler à domicile plus souvent qu'avant la pandémie. 

avoir un mode de travail hybride offre en réalité de nombreux avantages aux managers et aux équipes. mais cela présente également des défis et des inconvénients.

les avantages d'un management hybride

• des employés plus heureux : certains de vos employés vont davantage apprécier le travail à distance, tandis que d'autres préfèrent les discussions autour de la machine à café et le travail au bureau. la clé est de donner à chacun l'autonomie et la liberté de choisir son environnement idéal de travail. des études montrent que donner plus d'autonomie aux travailleurs améliore leur satisfaction au travail et augmente le sentiment de bien-être.
• une meilleure rétention des employés : lorsque les employés sont plus heureux, ils sont plus susceptibles de rester dans l'entreprise. offrir ce niveau de flexibilité aux membres de votre équipe peut les empêcher de chercher ailleurs des pâturages plus verts.
• un plus grand choix de candidats et de talents potentiels : ne vous inquiétez pas, il y a aussi des avantages pour vous en tant que manager. lorsque vous avez un poste vacant au sein de votre équipe, vous pouvez rechercher les meilleurs talents, quel que soit l'endroit où ils habitent. sachant que 71% des recruteurs déclarent avoir du mal à pourvoir des postes en raison de lacunes dans les compétences, la suppression de la barrière géographique vous ouvre les portes d'un plus grand nombre de candidats qualifiés.

les inconvénients d'un management hybride

• des liens sociaux mis à rude épreuve : nos relations avec nos collègues sont primordiales, et tisser des liens peut sembler ardu lorsque l'équipe est dispersée. de plus, comme le souligne la revue harvard business, le fait que certains employés travaillent au bureau et d'autres à domicile peut engendrer une mentalité opposant les uns aux autres au sein de votre équipe.
• manque de visibilité : pour les managers, la dispersion des employés signifie qu'il est plus difficile de voir le travail de chacun. c'est également un problème pour les employés. dans le cadre d'une étude originale menée par atlassian, les employés ont déclaré craindre que le fait d'être "hors de la vue" de leurs managers les rendent moins visibles et puisse nuire à leur avancement professionnel.
• ruptures de communication : il est plus difficile de rassembler les employés dans des équipes hybrides, ce qui signifie que des malentendus peuvent se produire et conduire les équipes à mélanger les pinceaux. c'est un problème que de nombreuses équipes à distance connaissent déjà, puisque la communication et la collaboration sont citées comme la principale difficulté du travail à distance dans le rapport 2020 de buffer sur l'état du travail à distance.

4 conseils pour mettre en place un management hybride qui fonctionne 

comment profiter des avantages d'un management hybride, tout en évitant les pièges potentiels ?

d'abord, rappelez-vous qu'il s'agit d'un processus d'évolution et d'apprentissage constant. le mode de travail hybride constitue un territoire inexploré pour de nombreux managers, il est donc naturel de rencontrer quelques difficultés. c'est dans l'ordre normal des choses, mais vous devez vous engagez à en tirer des enseignements.

maintenant que vous êtes prêt/e à faire preuve de patience, voici quatre conseils pour vous aider à gérer une organisation d'équipe hybride dans ce nouveau monde du travail.

1. favorisez une culture "remote-first"

il est tout à fait possible qu'une bonne partie de vos employés décide de retourner au bureau et que seuls quelques-uns choisissent de continuer à travailler à domicile. indépendamment du nombre d'employés sur place et à distance, agir comme si toute l'équipe est en télétravail est votre meilleur atout pour que tout se passe bien.

mais que veut dire être une équipe "remote-first" ? en un mot : le travail à distance d'abord ! tous les membres de l'équipe doivent être en mesure de travailler efficacement et sans entrave depuis n'importe où.

même si certaines personnes travaillent sur place, mettre en place des outils, des méthodes et des processus adaptés pour le télétravail va permettre à tout le monde, aussi bien à distance que sur place, de travailler efficacement.

il existe différentes manières de vous assurer que vous mettez l'accent sur la collaboration indépendamment du lieu de travail :

• utiliser des outils adaptés au télétravail, auxquels les membres de l'équipe peuvent accéder de n'importe où (et idéalement, de n'importe quel appareil).
• centraliser la communication sur une plateforme spécifique afin que la communication soit fluide et transparente, et qu'aucun message ne soit perdu.
• toujours inclure un lien de visioconférence dans les invitations à des réunions, afin que quiconque travaillant depuis chez soi puisse y participer.
• demander à chaque personne, même à ceux qui sont physiquement présents au bureau, de participer aux visioconférences depuis son propre ordinateur. cela facilite les interactions et la lecture des expressions faciales.

voici la règle d'or : vos employés doivent avoir accès aux mêmes fichiers, informations et ressources, quel que soit leur lieu de travail. mise à part l'accès à la machine à café de l'entreprise, tout ce dont les télétravailleurs ont besoin doit être facilement et rapidement accessible.

2. faites confiance à vos équipes

lorsque les employés peuvent travailler dans différents endroits, il peut être tentant de surveiller tous leurs mouvements.

mais ce n'est pas viable (surtout si votre équipe s'agrandit). en outre, il existe un ingrédient essentiel si l'on souhaite favoriser l'autonomie des employés : la confiance. si vous permettez aux employés de choisir où ils travaillent le mieux, vous devez aussi leur faire confiance pour déterminer comment et quand ils s'acquittent de leurs tâches. 

c'est pourquoi une culture axée sur les résultats est la plus adaptée à une équipe hybride. vous devez donc mettre l'accent sur ce que vos employés produisent, leurs livrables, et moins sur la manière dont ils s'y prennent.

comment favoriser ce type de culture ? commencez par définir des attentes très claires quant aux tâches que les employés doivent accomplir et aux responsabilités que vous leur demandez d'assumer. ensuite, détaillez ce qui signifie atteindre les objectifs. que doivent-ils faire précisément pour considérer que leurs objectifs sont atteints ?

l'utilisation d'objectifs smart ou de systèmes d'accompagnement de résultats tels que les indicateurs clés de performance (kpi) et les objectifs et résultats clés (okr) peut donner aux employés la visibilité et la transparence nécessaire qui leur permettent de savoir sur quoi travailler et où porter leurs efforts, de sorte que vous évitiez de tomber dans le piège du micromanagement.

3. donnez et sollicitez régulièrement des feedbacks

peu importe l'endroit où vos employés travaillent, leurs besoins de recevoir des feedbacks ne changent pas. mais ils ne savent pas toujours comment le demander. dans une enquête menée par reflektive, 25% des employés ont admis qu'ils ne savaient pas comment s'y prendre pour demander à leurs managers les feedbacks dont ils ont besoin.

avec tous vos employés, prévoyez un meeting one-on-one régulier (au moins une fois par mois) au cours duquel vous pourrez discuter de leur travail quotidien, de leurs défis et de leurs objectifs d'évolution. 

c'est non seulement une excellente façon de montrer que vous vous sentez concerné/e par leur réussite, mais c'est aussi l'occasion pour vous de recueillir des feedbacks sur l'organisation du travail hybride : les points positifs et ceux à améliorer. voici quelques questions que vous pourriez poser : 

• vous avez travaillé [au bureau/à distance/les deux] le mois dernier. comment s'est déroulée cette période pour vous ?
• en terme de collaboration, d'après-vous, que fait-on qui fonctionne bien ?
• quelles difficultés rencontrez-vous du fait de la dispersion géographique des membres de l'équipe ?

il est impossible de tout savoir et vous n'êtes certainement pas un devin. ces questions sont donc l'occasion pour les employés de soulever des problèmes ou des points de friction auxquels vous n'auriez pas pensé autrement.

par exemple, un employé à distance peut mentionner que les employés présents au bureau oublient souvent de désactiver le partage d'écran lorsqu'ils ont terminé une présentation. les employés à distance sont alors obligés de regarder les diapositives et ne peuvent pas voir les autres membres de leur équipe. 

il s'agit d'un problème apparemment mineur, mais qui peut donner aux membres de l'équipe à distance l'impression d'être négligés. cela vaut donc la peine d'en parler avec toute l'équipe pour s'assurer que chacun se sente valorisé et inclus.

4. donnez des opportunités d'établir des liens sociaux

de nombreux aspects logistiques doivent être pris en considération dans le cadre d'un management d'équipes hybrides, mais cela ne doit pas conduire à négliger l'aspect émotionnel.

les relations que nous partageons avec les personnes avec lesquelles nous travaillons ont un impact énorme sur notre bien-être, notre performance et même notre niveau de stress. une étude de gallup a révélé que les femmes qui sont tout à fait d'accord pour dire qu'elles ont un/e meilleur/e ami/e au travail ont deux fois plus de chances d'être engagées que les femmes qui disent le contraire. 

forger ces liens devient plus difficile lorsque toute votre équipe ne travaille pas côte à côte, et la solitude est signalée comme une autre difficulté majeure du travail à distance. de plus, si les employés présents sur site ont régulièrement l'occasion de discuter et de déjeuner ensemble, les membres de l'équipe qui choisissent de travailler à distance peuvent se sentir encore plus isolés de leurs collègues.

c'est pourquoi vous devez offrir des opportunités de socialiser, quel que soit l'endroit où les employés choisissent de travailler. voici quelques moyens d'y parvenir : 

• créez un canal de messagerie instantanée dédié aux conversations informelles, pour partager des recettes succulentes, parler des sorties du week-end, ou envoyer des photos du petit dernier la bouche pleine de chocolat.
• réservez du temps au début ou à la fin de vos réunions d'équipe pour le bavardage informel.
• programmez des réunions et des activités conviviales de team building à distance, comme la participation à un concours virtuel de questions-réponses, à un happy hour virtuel ou la contribution à une playlist partagée pour améliorer la concentration au travail.
• mettez en place une visioconférence permanente où les gens peuvent facilement se joindre et déjeuner ou prendre un café ensemble s'ils le souhaitent.

la culture d'entreprise doit être la même pour tous, indifféremment de l'endroit où chacun travaille. en offrant des opportunités de rassembler tous vos employés, vous les aiderez à tisser des liens solides, où qu'ils se trouvent.

soudez les membres de votre équipe où qu'ils se trouvent

l'époque où vous sortiez la tête de votre bureau pour voir tous vos employés travailler côte à côte est révolue. l'évolution vers des équipes hybrides, dont une partie travaille sur site et une autre à distance, est une tendance de fond. les managers font face à un défi de taille, lorsqu'il s'agit d'offrir flexibilité, fluidité et collaboration transparente dans ce nouvel environnement de travail.

les conseils et stratégies évoqués ci-dessus peuvent certainement contribuer à vous aider dans cette tâche en aidant vos collaborateurs à mieux travailler ensemble en équipe, qu'ils soient assis à vos côtés ou à l'autre bout du monde.