5 conseils pour mener un entretien individuel d'évaluation à distance

vous avez passé un peigne dans vos cheveux, vous vous êtes brossé les dents et vous avez mis une chemise (personne n'a besoin de savoir que vous portez toujours votre pantalon de survêt préféré).

vous vous asseyez droit sur votre chaise, cliquez sur l'invitation à la réunion, attendez que zoom se charge, puis voyez votre manager assis là. il vous dit : "bonjour !" "Êtes-vous prêt pour votre entretien annuel d'évaluation ?"

gloups. vous avez la gorge nouée ? c'est bien ce que je pensais.

peu importe de quel côté vous vous trouvez : que vous donniez un feedback à un subordonné direct, que vous receviez des critiques constructives de la part d'un manager ou que vous fassiez des remarques d'égal à égal, les entretiens d'évaluation peuvent vous faire ronger les ongles et vous faire transpirer.

en fait, lors d'une enquête menée auprès de 1 000 employés de la fameuse génération y, 22 % des répondants ont admis qu'ils s'étaient portés malades parce qu'ils étaient anxieux de recevoir leur évaluation professionnelle annuelle.

aïe aïe aïe. dans tous les cas, une évaluation de la performance professionnelle est angoissante. mais, maintenant que tant d'équipes sont passées en télétravail, ce processus prend une nouvelle tournure : les entretiens individuels d'évaluation doivent se faire à distance.

pourquoi les entretiens d'évaluation à distance sont-ils si difficiles ?

une étude récente de stanford a révélé que 42% de la main-d'œuvre américaine travaille depuis chez elle. cette tendance ne s'applique pas seulement aux États-unis. partout dans le monde, le télétravail a connu un essor considérable.

alors, n'attendez pas de pouvoir vous asseoir à la table de la salle de conférence pour discuter des objectifs, des victoires et des défis. comme la plupart de vos interactions sociales au cours des derniers mois, votre entretien annuel d'évaluation se fera probablement par appel vidéo.

pour certaines personnes, cette distance peut être rassurante. vous pouvez pousser votre cri de guerre ou vous laisser aller à une petite danse pour vous détendre sans avoir peur qu'un collègue de bureau vous regarde de travers. vous pouvez garder quelques notes à portée de main sur votre bureau. votre interlocuteur ne vous verra pas jeter un regard nerveux sur vos notes lorsque vous discuterez.

mais cela ne signifie pas que les entretiens individuels d'évaluation sont faciles. "il est difficile de ne pas être dans une pièce avec quelqu'un pour discuter, scanner ses réactions et donner un avis critique", explique heather freiser, vice-présidente du contenu chez likeable, une agence de médias sociaux. "il est plus difficile créer un lien via un écran".

de plus, vous pouvez avoir l'impression de ne pas maîtriser le travail et les contributions de quelqu'un lorsque vous n'avez pas pu collaborer côte à côte au cours des derniers mois. "nous ne voyons pas les petites victoires ou difficultés que les membres de l'équipe rencontrent au quotidien", partage haley bryant, directrice de l'exploitation d'animalz.

et enfin, il y a la diminution de la communication non verbale. "ne pas pouvoir fournir ces informations en face à face peut rendre difficile l'évaluation d'une réaction", explique meghan van thomme, responsable de collectes de fonds. "mes interlocuteurs ont-ils été surpris par la nouvelle ? hochent-ils la tête en silence ? sont-ils satisfaits que leurs efforts soient reconnus ?"

ne pas être capable de capter ces signaux du langage corporel peut sembler anecdotique, mais cela fait une grande différence. bien que le chat vidéo se rapproche de l'expérience d'une communication en personne, les deux sont radicalement différents. une étude a montré que la charge cognitive est beaucoup plus élevée avec un chat vidéo, ce qui signifie que nos pauvres cerveaux doivent travailler beaucoup plus dur pour traiter les informations qui leur sont transmises.

lorsque notre cerveau doit faire des efforts supplémentaires, cela entrave notre capacité à être pleinement concentré/e dans cette conversation. c'est probablement la raison pour laquelle une étude a conclu que les candidats à un emploi avaient de bien moins bons résultats lors des entretiens vidéo que lors des entretiens en personne.

5 conseils pour des entretiens d'évaluation à distance productifs

face au défi de réaliser les entretiens d'évaluation à distance, devriez-vous pour autant laisser tomber et y renoncer ?

pas si vite. l'importance des entretiens d'évaluation n'a pas diminuée. vous voulez une preuve ? 68 % des employés qui reçoivent un feed-back précis et cohérent se sentent épanouis dans leur travail.

mais pour tirer parti des bénéfices de ces entretiens d'évaluation, il faut les gérer efficacement. que l'évaluation porte sur un subordonné, un collègue ou un manager (les retours ascendants sont aussi importants), voici cinq conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti d'un entretien annuel d'évaluation à distance.

1. dans "visioconférence", il y a "visio"

je comprends. vous préférez vous épargner le stress de vous montrer sur la vidéo. À un moment, on est tous plus ou moins fatigués des visioconférences, alors pourquoi ne pas recevoir une évaluation par e-mail ou réaliser un simple entretien téléphonique ? et bien... non. si vous ne pouvez pas être face à face physiquement, alors il est important de l'être virtuellement.

allie decker, spécialiste du marketing de contenu chez hubspot, explique,

j'ai toujours apprécié l'aspect "visioconférence" de nos évaluations de performances à distance. beaucoup de choses peuvent se perdre par e-mail, et bien que les visio puissent prendre du temps et de l'énergie, elles vous permettent de vous connecter avec vos collègues en face à face. il est également beaucoup plus facile de contextualiser un feedback constructif lorsque vous êtes en visioconférence zoom plutôt que par e-mail ou par slack".

convaincu/e ? si vous êtes l'hôte de la conversation, assurez-vous d'être en ligne en premier afin de pouvoir anticiper d'éventuels problèmes techniques.

2. partagez les informations avant l'entretien

"peu avant la réunion, faites une brève présentation écrite résumée", conseille m. van thomme. "cela permet à la personne qui va être évaluée d'en prendre connaissance, de comprendre les tenants de l'évaluation professionnelle, et de savoir ensuite quelles questions soulever au cours de la discussion. cela permet d'avoir une conversation beaucoup plus calme".

en effet, la personne peut réfléchir avant la conversation aux points soulevés, et vous pouvez poser des questions plus pertinentes pendant l'entretien d'évaluation.

vous pouvez sauvegarder ces observations sur un tableau trello "entretiens individuels avec [nom de la personne]". vos employés disposent ainsi d'un endroit centralisé où ils peuvent consulter les informations sur leurs entretiens.

utiliser un tableau de cette manière permet de rendre les relations entre les managers et leurs subordonnés claires et transparentes. ils disposent d'un endroit où ils peuvent constamment laisser des feedbacks sur les objectifs, les progrès et les défis (et pas seulement au moment des entretiens d'évaluation de performance !). de plus, rendre ces informations disponibles en permanence renforce l'obligation de rendre des comptes pour assurer le suivi des mesures prises.

une fois que vous avez fourni un résumé écrit de l'entretien individuel des performances, vous pouvez plonger dans le vif du sujet. "posez-leur des questions pour savoir ce qu'ils en pensent", explique m. bryant. "qu'est-ce qui a fait écho en vous ? qu'est-ce qui vous a surpris ? en quoi cela correspond-il à vos propres perceptions ? sur la base de ces réflexions, sur quels domaines allez-vous vous concentrer ensuite ? de quoi avez-vous besoin pour réussir ?

en plus de leur donner la possibilité de digérer ces informations de manière préalable, le fait de fournir d'abord un résumé par écrit peut également favoriser la rétention. une étude de l'université de l'iowa a demandé aux étudiants d'écouter des sons, de regarder des images et de tenir des objets. lorsqu'on leur a demandé de se souvenir de ces informations par la suite, leur mémoire auditive était moins performante que leurs mémoires visuelle et tactile.

ainsi, si les personnes évaluées peuvent à la fois lire et entendre le résultat de leur entretien annuel d'évaluation, ces informations ont plus de chances de rester gravées (ce qui est essentiel pour leur mise en œuvre).

3. prenez des notes

si vous êtes celui/celle qui doit passer l'entretien individuel d'évaluation, ne croyez pas que vous êtes un simple spectateur. vous devez venir préparé/e avec vos propres notes.

"il est utile de faire une liste des points forts", partage bryant. "quel travail à fort impact avez-vous fait au cours de l'année dernière ? en quoi cela correspond-il aux objectifs de l'entreprise et à vos propres objectifs ? quelle croissance avez-vous connue ou créée pour vous-même ? qu'avez-vous fait pour votre équipe, vos clients ou votre entreprise ? comment cela s'aligne-t-il avec les valeurs de l'entreprise" ?

non seulement cela vous donnera une bonne dose de confiance en vous avant une conversation qui peut être angoissante, mais cela signifie aussi que vous serez préparé/e et prêt/e à discuter de certains points que vous pourrez mettre en avant pour montrer vos performances.

4. demandez un feedback à un collègue

travailler à distance peut générer de l'isolement. en fait, le rapport de buffer sur l'état du travail à distance en 2020 indique que la solitude est l'un des plus grands problèmes du travail à distance, et cela ne peut être résolu qu'à l'aide d'une bonne communication et collaboration.

lorsque nous travaillons tous depuis un coin de notre table de salle à manger, nous avons une visibilité réduite sur ce que font nos subordonnés directs, nos managers ou nos collègues. "on peut avoir l'impression que nos réalisations ne sont pas vues par les autres", explique m. freiser.

il peut donc être judicieux de mettre en place une habitude de recueillir les commentaires de vos collègues dans le cadre du processus d'évaluation des performances. même si vous n'effectuez pas d'évaluations à 360° complètes, le fait de demander aux membres de l'équipe un rapide retour d'information sur leur collaboration vous aidera à enrichir les entretiens d'évaluation professionnelle. "de plus, il est important de profiter de l'effet positif des retours des collègues lors de l'entretien", ajoute m. freiser.

gardez à l'esprit que de nombreuses personnes se sentent mal à l'aise à l'idée de donner leur avis sur leurs collègues et pourraient préférer envoyer des commentaires anonymes. des plateformes comme culture amp ou honestly permettent de collecter facilement des informations précieuses (anonymes ou non), de les suivre et d'y donner suite. vous pouvez même mettre en place un simple sondage à l'aide de surveymonkey et ajuster les paramètres de sorte que toutes les réponses soient anonymes.

le fait est que vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les membres de l'équipe s'assoient dans une pièce et qu'ils parlent ouvertement de leurs collègues. mettez en place un outil qui leur permette de parler franchement, sans crainte de jugement ou de répercussions.

5. faites une pause . . . . . . . et respirez !

ce conseil ne consiste pas seulement à vous calmer et à vous tenir droit (même si je voudrais que vous le fassiez).

il s'agit plutôt de vous assurer que vous êtes véritablement prêt/e pour une conversation. c'est déjà un défi lors d'un entretien classique d'évaluation de performance, qui peut rapidement se transformer en monologue. et c'est encore plus difficile lorsque vous donnez un feedback à distance et que vous devez faire face à des décalages et des échos.

"assurez-vous de faire des pauses pour leur permettre de répondre ou de poser des questions", explique m. freiser. "il est parfois plus difficile d'avoir ce dialogue ouvert à distance, alors laissez-leur du temps pour répondre et donnez-leur la parole".

avant de passer à votre prochain sujet ou commentaire, faites un effort conscient pour faire une pause de cinq secondes. si vous craignez d'oublier de le faire, prenez note de la fin de chaque section de l'entretien en demandant à cette personne si elle a des questions ou des commentaires à faire. cela permet d'ouvrir le dialogue, sans que vous vous sentiez gêné/e.

rassemblez votre courage et tirez le meilleur parti des évaluations à distance

bien que le travail à distance vous permette de faire des évaluations de performance tout en portant un bas de pyjama, ces entretiens d'évaluation suffisent encore à vous assécher la bouche et à faire trembler vos genoux.

la bonne nouvelle, c'est que les évaluations à distance n'ont pas besoin d'être une expérience pénible. en fait, elles peuvent être très bénéfiques, à condition que vous les fassiez bien. les conseils ci-dessus vous y aideront.

et encore une chose à retenir : les évaluations professionnelles annuelles ne servent à rien si vous ne donnez pas suite à ce qui a été discuté au cours de ces entretiens.

pour cela, n'oubliez pas d'utiliser le tableau trello des entretiens individuels 1:1. si vous êtes cadre, élaborez l'un de ces tableaux pour chacun de vos subordonnés directs. il s'agira en quelque sorte de votre qg, là où vous et votre employé pourrez fixer les objectifs, suivre les progrès et même noter les points à discuter lors de vos entretiens individuels annuels.

la cerise sur le gâteau ? la prochaine fois que vous aurez besoin d'avoir un entretien d'évaluation, vous pourrez tous deux revenir sur ce tableau pour vous rappeler les projets en cours, les succès et les défis récents. oui, cela signifie qu'il y a moins de travail de préparation pour vous. vive l'amélioration continue !

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