¿alguna vez consideraste que podrías trasladar tus hojas de cálculo a trello, pero no creíste que fuera una buena forma de organizar los datos? si es así, piénsalo de nuevo. en realidad, trello es la mejor forma de gestionar números, proyectos y ¡toda clase de datos!
quizás deseas registrar cuánto dinero gastas en regalos de navidad, cuánto trabajo le lleva a tu equipo completar un sprint, los datos de marketing y del embudo de ventas, o el tiempo que les dedicas a tus clientes para crear facturas detalladas rápidamente.
sin importar qué tipo de datos quieras registrar, ¿por qué no aprovechar trello en donde guardas tu trabajo? aquí te mostramos algunas de las funciones y los power-ups que te ayudarán a gestionar datos en trello.
primero, protege los datos
no hay nada peor que esforzarse por armar un tablero de trello para que alguien lo desordene todo con algunos clics equivocados.
tus datos están seguros en trello y no es probable que haya muchos accidentes irreversibles (incluso si archivas una tarjeta o una lista, puedes enviarla de nuevo al tablero. y, si lo cierras, puedes volver a abrirlo).
sin embargo, los accidentes ocurren y es fácil que las personas muevan las tarjetas y olviden dónde estaban en un principio. si quieres tener un botón mágico para que tu tablero vuelva a la versión anterior y deshacer los errores, ¡agrega el power-up respaldo de trello a tu tablero!
elabora informes sobre los datos
trello no solo es genial para gestionar tus proyectos, sino también para elaborar informes de ellos. si necesitas mantener informados a todos los participantes sobre lo que estás haciendo o hacer un seguimiento de la cantidad de problemas que tiene tu producto, hay muchas funciones y power-ups que te ayudarán a elaborar informes sobre los datos en trello.
usa la vista de panel
con la vista de panel de trello, tienes acceso inmediato a informes y estadísticas en el tablero.
¿quieres ver si algunas etiquetas aparecen con más frecuencia que otras? ¿o saber qué listas tienen la mayor cantidad de tarjetas? puedes personalizar tus vistas para crear gráficos que muestren exactamente los datos que necesitas, en el formato específico que desees.
primero, selecciona el gráfico que quieres.
puedes modificar todos los ajustes rápidamente hasta que obtengas los gráficos que deseas. si quieres varios gráficos, ¡es muy fácil agregar más!
puedes pasar el cursor sobre los datos para ver detalles específicos.
si necesitas compartir esta vista con otras personas, solo comparte el enlace al tablero que contiene la palabra “/dashboard” al final de la url. cualquiera con acceso al tablero podrá verlo. es una excelente forma de identificar todos los cuellos de botella (como listas con muchas tarjetas) o solicitudes que se están saliendo de control (como un gráfico de torta de etiquetas). además, puedes mostrar la velocidad de trabajo de tu equipo a través de la visualización de tarjetas en una lista para un período específico.
¿no puedes visualizar todos los datos que deseas? intenta exportar el tablero a un documento csv y crear tablas dinámicas desde allí para poder personalizarlo, agregar gráficos, filtros y ¡todo lo que puedas imaginar!
trabaja con tus números
si tienes campos personalizados que incluyen datos numéricos, hay algunos power-ups que interactuarán con esos números para ayudarte a agregar datos al tablero.
el power-up estadísticas numéricas revisa cada tipo de número en el campo personalizado del tablero y realiza sumas, recuentos y promedios de todos ellos en cada campo.
me gusta usar esta función cada vez que necesito planear un gasto, como las compras de los regalos de navidad, los arreglos de la casa o las vacaciones. es una forma rápida y sencilla de comparar los montos presupuestados con mis gastos reales. sin embargo, no solo es para presupuestos. ¡también puedes usarlo para cualquier monto que desees!
¿quieres ver estos números desglosados por cada lista? utiliza el power-up suma y actualiza el campo de valor en la parte superior de la tarjeta para poder ver el total de la suma de ese campo en la tarjeta al principio de la lista.
nota: esto solo funcionará en un campo (a menos que cambies al plan de pago) y es completamente independiente del power-up campos personalizados.
es fácil de usar. solo agrega un power-up, crea una tarjeta titulada “total” en la parte superior de una lista y, luego, dirígete a las tarjetas que están debajo para agregar los valores.
a medida que actualizas las tarjetas individuales, la tarjeta del monto total que está en la parte superior también se actualizará.
puedes personalizar algunas opciones para asegurarte de ver los números exactamente como quieres.
¿quieres usar los campos para tareas más avanzadas? utiliza el power-up campos inteligentes para crear fórmulas y actualizar campos según los resultados de otros campos en la tarjeta.
informes comerciales
si estás usando trello con tu equipo de marketing o de ventas, gracias al power-up crmble, tendrás toda la información en un solo lugar.
cuando configures el tablero crmble, crearás listas que definan el proceso que atraviesan los potenciales clientes. además, crearás campos crmble personalizados que te ayudarán a hacer un seguimiento de toda la información importante sobre ellos. a partir de ahí, ¡listo! solo agrega a tus contactos y los informes estarán listos para usar.
observa rápidamente el valor de los potenciales clientes, las tasas de conversión y la contribución de tus fuentes de marketing al embudo. esto es solo el principio. como los informes y los paneles de crmble son altamente personalizables, elaborar informes es extremamente fácil.
integra la herramienta de informes de kanban
¿ya usas jira para hacer el seguimiento de tus proyectos agile? utiliza el power-up jira align para sincronizar las tarjetas de trello con las epics y las historias de jira. puedes asignar puntos a cada tarjeta para elaborar informes sobre la velocidad en cada sprint.
presume tu año
¿alguna vez deseaste que trello tuviera una recapitulación anual como spotify? bueno, es tu día de suerte. con el power-up informe anual, obtendrás un informe genial sobre el desempeño de tu tablero de trello durante todo el año, qué lista estuvo más activa, quién completó más tareas y otros datos curiosos.
registra el tiempo con trello
si ya llevas un registro de tus proyectos en trello, ¿por qué no hacer un registro del tiempo que inviertes en ellos? es útil saber qué tareas consumen la mayor cantidad de tiempo y, si eres freelancer, es una magnífica forma de mostrar a tus clientes en qué inviertes tu tiempo y, a la vez, puedes contabilizar tu tiempo de manera fácil y generar facturas.
si registras el tiempo en trello, tendrás el mundo a tus pies. verifica si tu aplicación favorita de registro de tiempo tiene integración (seguro que sí).
mi favorita es toggl. me encanta usar toggl porque, incluso en los pocos momentos en los que no estoy en trello, puedo iniciar el temporizador fácilmente desde la extensión toggl en chrome o desde la aplicación de escritorio. pero, por supuesto, cuando estoy en trello, es muy fácil registrar el tiempo en cada tarjeta.
haz clic en el ícono de engranaje para modificar los ajustes. puedes vincular el tiempo de una tarjeta con un cliente y proyecto específicos que ya hayas creado en toggl.
desde el panel de toggl, puedes ver la cantidad de tiempo total que has pasado en esa tarjeta y, cuando sea necesario, puedes remitirte a esta para hacer facturas o para responder las preguntas del cliente.
¿no usas toggl? trello es compatible con muchas otras aplicaciones de registro de tiempo como el power-up de seguimiento del tiempo de harvest, el power-up de seguimiento del tiempo de chronos y activity. si deseas usar una aplicación de seguimiento del tiempo que no pese mucho, recomiendo activity, ya que guarda todos los datos en la tarjeta y no requiere integración con otra herramienta. ¡es la forma más sencilla de empezar a registrar el tiempo total dedicado a una tarjeta si necesitas algo sencillo!
¡manos a la obra!
¿todo listo para mostrar algunos datos en tus tableros de trello? espero que estas funciones te hayan dado algunas ideas sobre cómo mejorar tus tableros de trello. si tienes alguna otra idea, ¡nos encantaría leerla! súmate a la comunidad atlassian y comparte tus funciones favoritas de trello controladas por datos.
ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. nos puedes encontrar en twitter (@trello)!
