cómo prevenir el agotamiento en tu equipo de trabajo

después de un año y medio de vivir y trabajar en pandemia, no nos sorprende que los empleados estén mostrando niveles de estrés históricos. de acuerdo con un estudio realizado en 2021 por indeed, el 52 % de los empleados de hoy dicen que se sienten agotados. más de la mitad de los empleados informa que trabajan más horas, y un cuarto expresó que no puede desconectarse del trabajo.

el aumento continuo de casos de agotamiento es una tendencia preocupante para los empleadores de todo el mundo. no solo tiene un impacto negativo en la salud mental y el bienestar, sino que también puede afectar el ausentismo, la retención de empleados y, entre la fuga de moral y la gran deserción, la cultura de la empresa.

la gestión de crisis es un aspecto importante, pero ¿cómo puedes bajar de forma constante el nivel de estrés para que tus equipos puedan recuperarse a un ritmo sostenible? las empresas de todo el mundo están tomando mayores medidas para controlar el agotamiento. por ejemplo, los líderes de la industria, como linkedin, hootsuite y bumble, cierran sus oficinas una semana completa para darles a sus empleados un tiempo libre adicional. el ceo de okta, preocupado por los casos de agotamiento, les pidió a todos sus empleados que le enviaran un correo electrónico con sus planes de vacaciones para 2021.

todas estas son grandes iniciativas que ayudan a fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal después de un año estresante. sin embargo, si te preocupa que haya un agotamiento a largo plazo en tu empresa, entonces debes buscar más formas de priorizar el bienestar del equipo durante todo el año. al igual que con la construcción de un estilo de vida más saludable, la implementación de medidas de apoyo diario es lo que genera cambios duraderos. 

estrategias de un líder para prevenir el agotamiento

según el informe de aviva de 2020, el 44 % de los empleados dijeron que sienten que “nunca pueden desconectarse del trabajo”, mientras que el 70 % de todos los trabajadores expresaron que suelen revisar el correo electrónico y los mensajes fuera del horario laboral. estos hábitos tienen consecuencias. más de la mitad de los empleados sienten que su salud mental y física sufren debido a las presiones laborales. 

cuando los empleados sienten que no pueden trazar una raya entre su vida personal y laboral, es trabajo del líder compartir de forma clara las expectativas de comunicación y crear límites saludables. incentiva a los empleados a apagar todas las notificaciones de correo electrónico, slack y aplicaciones de trabajo fuera del horario laboral y asegúrate de que los gerentes no se comuniquen con los miembros del equipo fuera de horario por solicitudes de trabajo.

asegúrate de que el derecho que tienen los empleados a desconectarse del trabajo no sea solo simbólico para los líderes de la empresa. eso significa que el equipo de liderazgo, desde el ceo hasta los gerentes de equipo, debe evitar enviar correos electrónicos fuera del horario laboral a los miembros del equipo o comunicarse con ellos durante una licencia con goce de sueldo. si se siguen estos lineamientos, el equipo de liderazgo puede ayudar a los empleados a sentirse psicológicamente seguros para ceñirse a los límites recomendados.

las consecuencias de generar el agotamiento en el equipo

“bueno, esa reunión podría haber sido un correo”. un estudio reciente que realizaron en conjunto la escuela de negocios harvard business school y la universidad de nueva york reveló que la cantidad promedio de reuniones aumentó un 12,9 % durante la pandemia, mientras que la duración de cada reunión aumentó un 13,5 %. las reuniones son la forma más rápida y accesible para que tu empresa no le quite tiempo valioso al equipo.

algunas empresas decidieron implementar “los miércoles sin reuniones” para ayudar a los empleados a recuperarse. en trello, los empleados pueden tomar regularmente un “tiempo de creación”. es decir, pueden no asistir a una reunión para enfocarse en un trabajo creativo. otra opción es analizar cada reunión del calendario de un empleado y consultarle: “¿esta reunión es realmente necesaria?”.

si bien algunos eventos deben suceder en tiempo real, como las conversaciones personales o difíciles, muchas otras reuniones pueden realizarse de forma asincrónica. la actualización de un proyecto es un gran ejemplo de esto. en lugar de reunirse todos los lunes para debatir el progreso individual en un proyecto nuevo, basta con que los miembros del equipo agreguen sus actualizaciones semanales a una lista en trello y se respondan entre sí de forma asincrónica. todos se mantienen al tanto y nadie sacrifica una hora adicional de su tiempo.

otro ejemplo son las reuniones de la empresa en las que se anuncia una nueva función. en vez de pedirle a cada persona de la empresa que dedique media hora a una reunión, escribe esa actualización y envíala por correo electrónico, compártela en slack o agrégala a tu base de conocimiento de la empresa en trello. con el ejemplo anterior, mostramos cómo se integra trello en loom con el fin de registrar y adjuntar actualizaciones en video para quienes quieran ahorrar tiempo al escribir.

causas y consecuencias del agotamiento profesional

según el informe de tendencias en soluciones de software (saas) de 2019 realizado por blissfully, el empleado promedio utiliza al menos ocho aplicaciones por día para realizar su trabajo. no es de extrañar que el 40 % de los empleados se sientan frustrados con las herramientas de colaboración y comunicación que deben usar para trabajar. como tienen que cambiar constantemente entre el correo electrónico, el chat, el video, los documentos y muchas otras aplicaciones, es más difícil que nunca para los empleados concentrarse en el trabajo real que deben realizar, lo que hace que trabajen más horas, pierdan tiempo y que, tarde o temprano, sufran de agotamiento.

para disminuir la cantidad de cambios de contexto que tienen que hacer los miembros del equipo, minimiza la cantidad de herramientas que necesitan monitorear en el día. asegúrate de dejar en claro que los correos electrónicos y los mensajes de los chats no son emergencias, y que las notificaciones pueden silenciarse mientras están llevando a cabo trabajo que requiera una gran concentración. (esto es algo que los empleados de trello hacen al configurar sus horas “fuera de slack”). la mayor parte del tiempo, el trabajo no se verá perjudicado si los empleados verifican sus casillas de correo o sus mensajes en slack cada dos horas.

también puedes ayudar a los empleados a reducir el cambio de contexto organizando la información en una sola plataforma. según la encuesta de 2019 realizada por 8by8, casi el 50 % de los empleados dice que pasa hasta dos horas del día buscando la información que necesita para realizar su trabajo. esto reduce el valioso tiempo que los empleados podrían destinar a hacer el trabajo que les interesa.

reduce la cantidad de tiempo que los empleados necesitan destinar para rastrear la información centralizando la mayor cantidad de trabajo posible en un kit de herramientas accesible para todos. por ejemplo, si un proyecto se sigue en trello, podría pedirle a mi equipo que organice las actualizaciones de progreso, las preguntas y la retroalimentación dentro del tablero del proyecto, donde todos puedan ver la misma vista de cronograma del trabajo. 

en nuestro kit de herramientas, el trabajo desde otras aplicaciones se mejora mediante integraciones. así, los documentos de confluence o los tickets de jira se enlazan y pueden visualizarse en nuestros proyectos. 

sin importar qué herramientas hayas elegido, considera el concepto de “pantalla única”: tus equipos operan en un lugar de trabajo muy activo, así que podemos reducir muchísimo la frustración y el trabajo excesivo si la información es fácil de ver y de encontrar en la menor cantidad de lugares posibles.

lo que la prevención del estrés laboral puede hacer por tu equipo

el consejo más importante lo guardamos para lo último: invertir en capacitación y recursos para gerentes. el objetivo es reconocer y abordar los síntomas del agotamiento de los empleados. haz que verifiquen los niveles de estrés de los empleados en reuniones personales y alienta a todos en la empresa a que se tomen vacaciones y días por enfermedad cuando los necesiten.

los gerentes también deben vigilar de cerca el volumen de trabajo de los empleados. en general, los empleados estrella se comprometen a trabajar de más (sin queja alguna) y terminan agotados, lo que no ayuda a nadie. los gerentes necesitan involucrarse y evitar que los empleados tomen cargas de trabajo excesivas porque, incluso si alguien puede hacer muchas actividades extra, no significa que deba.

por suerte, los gerentes que usan trello pueden ver la cantidad de trabajo exacta que tienen los miembros del equipo gracias a la vista de panel:

con información sobre la distribución de tareas y la gestión de las fechas de vencimiento, los gerentes pueden ver quién toma (y realiza) una cantidad razonable de trabajo y quién puede haberse comprometido de más o está atrasado. si ya usamos datos para tomar todas las decisiones comerciales, ¿por qué no vemos si pueden generar una gestión de equipo más equitativa?

consejos y soluciones para gestionar el estrés laboral

quizá la pandemia haya exacerbado el agotamiento de los empleados, pero este era un problema mucho antes de la covid. por desgracia, tampoco hay una única solución para eliminar el agotamiento. puedes fomentar la concentración de los empleados y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal centrándote en sus experiencias diarias. así evitarás que el agotamiento se cocine a fuego lento durante mucho tiempo.