ideas de cómo gestionar tareas y administrar el tiempo en un proyecto

imagínate lo siguiente: terminaste un proyecto y, unos días antes del lanzamiento, un nuevo participante se suma a la reunión de proyecto final. ya sabes lo que significa porque ya has pasado por esta situación. no les gusta la dirección del proyecto, así que vuelves al diseño original. 

las dificultades de un proyecto se presentan en distintas formas y tamaños. 

no importa cuál sea la causa, todas tienen el mismo efecto negativo y potencialmente riesgoso: que se retrase o se detenga por completo la entrega. 

¿cuál es el problema de retrasar una entrega? 

tu organización se basa en una reputación de constancia, puntualidad, confianza y responsabilidad. si los cronogramas se retrasan con frecuencia, entonces ¿de qué sirve tener plazos de entrega o supervisar el progreso de los equipos y los departamentos? ¿cómo afecta esta dificultad los cronogramas subsiguientes del proyecto y las operaciones de regulación? ¿cómo reaccionarán las partes interesadas externas, como los clientes y los socios a quienes se les prometió una entrega en una fecha específica? 

una guía de cómo hacer un proyecto más productivo, cómo administrar el tiempo y sortear dificultades que se pueden presentar en el proceso . 

para entregar el trabajo a tiempo, debes conocer muy bien las dificultades y los obstáculos del proyecto. es como dice el refrán: “mantén a tus amigos cerca, pero a tus enemigos aun más cerca”. conoce las dificultades, comprende qué las genera, por qué siguen ocurriendo y cómo solucionarlas (o al menos evitarlas). 

hoy, vas a descubrir lo siguiente:

• la diferencia entre las dificultades y los obstáculos de un proyecto.
• cómo clasificar y priorizar las dificultades para solucionarlas, evitarlas, gestionarlas o ignorarlas. 
• los cinco “porqués” que esconden las dificultades de un proyecto.
• las dificultades (y los obstáculos) más habituales de un proyecto y cómo solucionarlas.

toma nota sobre cómo hacer un proyecto productivo y resolver problemas

el trabajo bloqueado no puede terminarse hasta que no se haya solucionado la dificultad

las dificultades te impiden avanzar. 

la causa puede ser desde una situación inesperada hasta un suceso predecible, y puede surgir de fuentes externas o internas. normalmente, están fuera del control del equipo o del departamento. 

algunos ejemplos son las fallas tecnológicas, la incapacidad de obtener un acuerdo de licencia de un tercero, problemas con la entrega del producto, un cambio en los fondos destinados al proyecto o un cambio de dirección radical. 

el trabajo bloqueado no puede avanzar hasta que ese paso se complete, se corrija, se elimine o se solucione. el problema es que el trabajo bloqueado aún debe realizarse.

los obstáculos del proyecto impiden el progreso 

por otro lado, un obstáculo es algo que impide el progreso o genera tropiezos. estos obstáculos podrían ser demasiadas interrupciones, mucho trabajo en curso, la pérdida de información o la falta de comunicación adecuada e informes completos.  

por ejemplo, si una persona está saturada de trabajo, las tareas se le acumularán en una cola de trabajo en curso. esto puede solucionarse con un buen administrador de tareas o a la antigua, con paciencia (si tienes tiempo de esperar). 

los obstáculos pueden hacer más lento el progreso o frenar a tu equipo, pero, siempre que las tareas no sean de gran prioridad, tengan un plazo estricto o sean parte de las bases de un proyecto, no suponen una amenaza. 

ahora bien, si son tareas relacionadas con las bases de un proyecto, los obstáculos pueden transformarse en dificultades. por ejemplo, si una persona tiene que completar muchas tareas de gran prioridad o si no puede empezar a trabajar en un proyecto porque el informe no tiene la información necesaria, no podrá avanzar. 

cómo identificar y resolver los problemas de la gestión de proyectos

el primer paso para solucionar y evitar las dificultades y los obstáculos de un proyecto es nombrarlos. es más probable que te encuentres una y otra vez con las mismas dificultades y los mismos obstáculos. entonces, comienza por encontrarlos, nombrarlos y hacerles un seguimiento. 

revisa el flujo de trabajo, el cronograma y la lista de tareas del proyecto y de las personas que trabajan en él. verifica qué trabajo tienen en curso los miembros del equipo. las herramientas de visualización de datos como trello ayudan a ver más fácilmente qué tareas están retrasadas y cuáles están bloqueadas. 

clasifica, nombra, prioriza y hazles un seguimiento a las dificultades y los obstáculos.

cómo eliminar las distracciones para lograr proyectos efectivos

haz una lista de los enemigos de tu proyecto y hazte las siguientes preguntas para priorizarlos: 

• tiempo: ¿cuánto tiempo se retrasó el proyecto por culpa de la dificultad? 
• ¿frenó el proyecto por completo?  
• control: ¿qué dificultades y obstáculos puedes controlar? ¿cuáles no? 
• ¿cuánto control tendrás sobre el progreso del proyecto si esto vuelve a suceder?

• solución: ¿es posible solucionar la dificultad o el obstáculo?

• de ser así, ¿qué tan compleja es la solución? ¿a quién se necesita?
• costo: ¿qué tan costoso es solucionar la dificultad? ¿qué tan costoso es el retraso? ¿cuáles son los costos impredecibles que tiene esta dificultad además del monetario?

haz una lista de prioridades con las dificultades y los obstáculos potenciales y actuales en virtud de tus respuestas. partiendo de esa base, decide qué dificultades y obstáculos deben solucionarse, evitarse, gestionarse o ignorarse para que el proyecto avance con éxito. 

¿cómo administro mi tiempo para organizar proyectos más efectivos?

entonces, sabes que tienes una dificultad o algo que va a ralentizar el progreso. la nombraste, le hiciste un seguimiento y la priorizaste en virtud del desafío o del costo que significará superarla. 

pero, ¿sabes por qué sigue apareciendo? 

sí, muchas de las dificultades están fuera de nuestro control, pero, para cada problema, puede haber una solución a nuestro alcance. asimismo, los obstáculos suelen estar bajo nuestro control, siempre que podamos identificar la causa que los origina (y que hace que sigan apareciendo).

“los cinco porqués” parece un concepto simple, pero puede ser un desafío ponerlo en práctica: pregúntate y contesta por qué cinco veces en relación con el desafío que estás afrontando. veamos este ejemplo:

el desafío: las partes interesadas frenan el proyecto justo antes del lanzamiento. 

• ¿por qué? porque una nueva parte interesada se incorpora a último momento y no le gusta el plan que diagramamos.

• ¿por qué? porque no le gusta o no comprende la finalidad del proyecto.

• ¿por qué? porque no estuvo en las primeras reuniones o algunas de las reuniones de retroalimentación subsiguientes. 

• ¿por qué? porque tiene sus propios objetivos de departamento y proyectos en curso. 

• ¿por qué? porque nuestros equipos y objetivos no están alineados. 

esto es solo un ejemplo, pero puedes ver que, para cada dificultad del proyecto que no puedes controlar, puede haber un problema mayor o una potencial solución escondida. eres capaz de alinear los objetivos. es probable que no puedas controlar el hecho de que un proyecto no sea la prioridad de un gerente.

veamos algunos ejemplos más sobre los tipos de dificultades y obstáculos de un proyecto y las formas de solucionarlos. 

las distracciones más comunes en el trabajo y claves para eliminarlas

1. dificultades con las personas

las dificultades se presentan de todas formas y tamaños, y esto puede incluir a las personas, como vimos en el ejemplo anterior. 

puede que las personas quieran proteger sus ideas, proyectos, equipos, departamentos o incluso su trayectoria profesional (o su territorio), y pueden impedir que avances de manera consciente o no. es posible que quieran mantener el status quo como está o limitar la cantidad de trabajo y recursos adicionales que tu proyecto puede generarles a esas personas y a sus equipos. algunas personas se resisten a los cambios. en el otro extremo, pueden involucrarse por razones de estatus, pero, a veces, hay demasiadas manos en un plato. 

considera qué es lo mejor para las personas y lo mejor para el proyecto o para tu objetivo. decide quiénes son absolutamente necesarios para completar y aprobar el proyecto, y ve cómo seguir a partir de ahí.

2. ciclos de dependencias y retroalimentación

los proyectos que dependen de muchas personas, otros equipos, departamentos, organizaciones y terceros pueden tener más (o diferentes) dificultades en comparación con equipos ágiles más pequeños. considera qué tareas necesitan más procesos de retroalimentación con más partes interesadas. de ser necesario, bríndales más tiempo para revisar. 

además, ¿qué tareas dependen de que otros hagan su trabajo antes de que puedan completarse? ¿qué tareas son independientes de otros pasos?

cuando establezcas las prioridades y el cronograma de las entregas de un proyecto, usa una herramienta de modelaje de proyecto para ayudarte a descubrir en qué orden deberías avanzar. el método de la ruta crítica (cpm) es un recurso para crear un plan de proyecto detallado que se basa en las dependencias. 

3. como gestionar las tareas

la mayor parte del tiempo, los problemas de la gestión de tareas son los obstáculos que ralentizan el progreso, pero que no lo frenan por completo. como ya mencionamos, este es solo el caso de tareas que no son prioritarias, esenciales o dependientes.

los problemas de gestión de tareas pueden surgir si un miembro de un equipo o todo un equipo tiene demasiado trabajo en curso, está haciendo demasiadas tareas al mismo tiempo, cambia de tareas o cambia de prioridades con frecuencia. 

la solución es enfocarse en aligerar la carga de trabajo en vez de crear más. para los miembros del equipo, esto puede significar que tengan que reconocer sus propias dificultades, cambiar de tarea constantemente o que los responsabilicen de algo. las herramientas de gestión de tareas son clave para ayudar a los miembros del equipo y a los proyectos a mantenerse encaminados, puntuales y eficientes. 

4. como administrar el tiempo

como los obstáculos de la gestión de tareas, los problemas relacionados con la gestión del tiempo pueden convertirse en dificultades de proyecto. algunos ejemplos clásicos de los problemas relacionados con la gestión del tiempo son el exceso de reuniones y distracciones o la falta de concentración debido al desgaste y la saturación laborales. no dejar tiempo suficiente para revisar u obtener retroalimentación y hacer pruebas es otro de los posibles obstáculos o dificultades. 

este es un problema de gestión de proyecto y, si se detecta a tiempo, puede evitarse si se ajustan los cronogramas, se tercerizan tareas o se eliminan entregables innecesarios.

5. problemas de comunicación

la mala comunicación puede ser un obstáculo o una dificultad que tu equipo experimente una y otra vez. la falta de información al empezar un proyecto o una tarea y los requisitos poco claros son ejemplos típicos de dificultades de comunicación.

soluciona los problemas de comunicación de tu equipo para que el proceso creativo, y el trabajo en curso, pueda fluir fácilmente. si no abordamos la comunicación ineficiente, puede causar problemas entre los miembros del equipo y los departamentos y, a su vez, generar improductividad, tristeza, angustia e indiferencia. haz verificaciones regulares con los miembros del equipo, busca tendencias emergentes en problemas de comunicación y erradícalas lo antes posible.

6. problemas técnicos

por último, pero no menos importante, están las dificultades técnicas. si bien pueden ser simples obstáculos que ralentizan el proyecto, muchas ocurren debido a situaciones impredecibles, y solucionarlas puede resultar costoso y complejo. 

algunos ejemplos incluyen sobrecargas del servidor, problemas técnicos, deuda técnica, desperfectos o fallas del sistema, periodos de inactividad y herramientas tecnológicas nuevas o desconocidas. cuando se trata de problemas técnicos relacionados con tu proyecto, es mejor planificar con antelación. 

revisa los problemas recurrentes, haz una lista de los potenciales problemas técnicos que puedan surgir, priorízalos y encuentra soluciones antes de que acontezcan. de esta manera, cuando ocurran, estarás más cerca de solucionar, prevenir, gestionar o ignorar la dificultad o el obstáculo. 

cómo solucionar los problemas en la gestión de proyectos y tareas 

para terminar, para todas estas dificultades u obstáculos, pregúntate los cinco “porqués” y descubre la causa del problema para ver si puedes encontrar la solución. esa puede ser la clave para desbloquear los proyectos a partir de ahora.