typische projektmanagement-probleme und wie sie sich vermeiden lassen

stell dir folgendes szenario vor: euer projekt ist fast am ziel, aber ein paar tage vor der endgültigen freigabe wird in einem der letzten projektmeetings noch ein neuer stakeholder mit ins boot geholt. bestimmt warst du schon in dieser situation und weißt deshalb genau, was jetzt passiert. natürlich ist der neue stakeholder mit der bisherigen arbeit nicht zufrieden und von jetzt auf gleich steht ihr wieder ganz am anfang. 

probleme bei projekten können in jeder art und dimension auftauchen. 

unabhängig von ihrer eigentlichen ursache haben sie immer den gleichen negativen und potenziell riskanten effekt: eine verzögerung der projektumsetzung oder sogar einen kompletten lieferausfall. 

warum sind lieferverzögerungen bei projekten ein problem? 

euer unternehmen gilt als konsistent, vertrauenswürdig, zuverlässig und pünktlich – diesen ruf möchtet ihr behalten. und wenn es bei eurem zeitplan oft zu verzögerungen kommt, welchen sinn haben dann fristen für projektergebnisse oder fortschrittschecks bei teams und abteilungen? wie wird sich das problem auf nachfolgende projektzeitpläne und maßnahmen zum aufholen der verlorenen zeit auswirken? wie werden kunden, partner oder andere externe stakeholder reagieren, die eure zusage für ein bestimmtes datum haben? 

es gibt immer mal probleme, die sich auf den projektfortschritt auswirken können. viele davon sind jedoch vorhersehbar und lassen sich gut vermeiden. 

damit ihr pünktlich liefern könnt, müsst ihr wissen, welche probleme während eures projekts auftreten können – ob echte blocker oder kleinere hindernisse. denn wie beim sport gilt auch hier, dass ihr euren gegner nur besiegen könnt, wenn ihr ihn kennt. also: finde eure typischen probleme in projekten, analysiere ihre ursachen und überlege dir, wie ihr sie eliminieren (oder wenigstens vermeiden) könnt. 

damit dir das besser gelingt, klärt dieser artikel die wichtigsten fragen:

• projektprobleme bewerten: echter blocker oder bloß ein hindernis?
• wie weist man in projekten auf probleme hin, priorisiert sie und entscheidet über die beste vorgehensweise? 
• mit welchen fünf "warums" lässt sich die ursache von projektproblemen finden?
• was sind typische probleme (und hindernisse) in projekten und wie lassen sie sich vermeiden?

projektprobleme bewerten: echter blocker oder bloß ein hindernis?

blocker – wenn der name programm ist

ein echter blocker blockiert im wahrsten sinne des wortes: euer projekt steckt fest. ihr kommt nicht mehr voran. 

der auslöser kann eine unvorhergesehene entwicklung oder ein vorhersehbares ereignis sein und er kann von externen und/oder internen quellen stammen. in den meisten fällen hat euer team oder eure abteilung ihn nicht selbst in der hand. 

beispiele sind technologische störungen, fehlende drittanbieterlizenzen, lieferprobleme bei produkten, kürzungen des projektbudgets oder eine komplette neuausrichtung des projekts. 

blockierte arbeit kann nicht fortgesetzt werden, bis der blocker neutralisiert wurde. und genau das ist das problem, denn jetzt stockt das gesamte projekt. es geht nicht mehr weiter.

hindernisse = verzögerungen 

hindernisse haben andere konsequenzen als blocker – sie bringen die projektarbeit nicht zum erliegen, verzögern sie aber. der grund können zu viele unterbrechungen sein, ein zu hoher work-in-progress-anteil, fehlende informationen, ineffektive kommunikation oder eine ungenügende vorbereitung. 

ist zum beispiel die kapazität eines teammitglieds ausgereizt, stauen sich seine aufgaben und seine work-in-progress-warteschlange wird länger und länger. selbst der beste aufgabenmanager kann dann nicht helfen und auch geduld bringt wenig (wenn warten überhaupt eine option ist). 

hindernisse bremsen, sind aber nicht katastrophal für die projektumsetzung, solange die betroffenen aufgaben keine hohe priorität oder strenge deadlines haben oder für das projekt fundamental sind. 

sind sie fundamental, kann aus dem projekthindernis allerdings schnell ein echter projektblocker werden. beispiel: ein teammitglied hat zu viele aufgaben mit hoher priorität auf seiner to-do-liste oder kann mit einer aufgabe nicht anfangen, weil im briefing informationen fehlen. 

eine gründliche einschätzung hilft bei der projektumsetzung

der erste schritt zur eliminierung und vermeidung von blockern und hindernissen ist ihre konkrete eingrenzung. sehr oft wiederholen sich die gleichen probleme immer wieder. als erstes musst du sie also finden, benennen und verfolgen. 

schau dir deinen eigenen workflow, deine zeitleiste und deine aufgabenliste an und auch die von allen anderen projektbeteiligten. frage deine teammitglieder, welche aufgaben sie in ihren work-in-progress-warteschlangen haben. mit datenvisualisierungstools wie trello lässt sich unkompliziert nachverfolgen, welche aufgaben sich verzögern und welche blockiert sind. 

weise auf alle blocker und hindernisse hin, benenne sie, verfolge sie und ordne sie nach priorität.

probleme und schwierige aufgaben richtig priorisieren

stelle eine liste aller probleme zusammen und ordne sie nach wichtigkeit. dabei helfen die folgenden fragen: 

• zeit: um wie lange verzögert sich der projektfortschritt wegen des problems? 
• ist die arbeit am projekt komplett zum erliegen gekommen?  
• kontrolle: auf welche probleme hast du selbst einfluss? auf welche nicht? 
• wie viel einfluss wirst du noch auf den projektfortschritt haben, wenn das problem nochmal auftritt?

• behebung: lässt sich das problem beheben?

• wenn ja, wäre das einfach oder kompliziert? wessen hilfe bräuchtet ihr dafür?
• kosten: wie teuer ist die behebung des problems? wie teuer eine projektverzögerung? kann das problem außer mehrkosten noch andere unvorhergesehene auswirkungen haben?

anhand der antworten auf diese fragen kannst du alle potenziellen und akuten probleme analysieren und nach priorität sortieren. anschließend entscheidest du für jedes problem einzeln, wie ihr vorgehen wollt: muss es eliminiert oder vermieden werden? oder lässt es sich managen oder sogar ignorieren? 

probleme analysieren: die fünf "warums"

jetzt ist also klar, dass es ein problem gibt, das euer projekt bremst oder sogar komplett blockiert. es hat einen namen, du verfolgst es und du hast ihm eine priorität zugewiesen, basierend auf den kosten und dem aufwand für die behebung. 

aber weißt du auch, warum es immer wieder auftaucht? 

es stimmt: viele blocker liegen nicht in deiner hand und du kannst sie nicht verhindern. aber vielleicht kannst du sie lösen. hindernisse wiederum liegen oft in deiner hand, vorausgesetzt, du findest heraus, wodurch sie verursacht werden (und warum sie sich wiederholen).

die fünf "warums" sind in der theorie ein einfaches konzept, jedoch nicht ganz leicht umzusetzen. trotzdem solltest du dich bei jedem problem konsequent fünfmal fragen: warum? hier haben wir ein beispiel für dich:

das problem: die stakeholder stoppen das projekt kurz vor der freigabe. 

• warum? weil in letzter minute ein neuer stakeholder ins boot geholt wurde, der mit der bisherigen projektausrichtung unzufrieden ist.

• warum? weil der stakeholder mit dem projektziel nicht einverstanden ist oder es nicht versteht.

• warum? weil der stakeholder weder beim ursprünglichen kick-off noch bei den anschließenden feedbackmeetings dabei war.

• warum? weil die abteilung des stakeholders eigene ziele hat und an eigenen projekten arbeitet. 

• warum? weil die unterschiedlichen teams und ziele nicht aufeinander abgestimmt wurden.

das ist zwar nur ein beispiel, macht aber eines sehr deutlich: auch wenn ein blocker oder hindernis an sich nicht in deiner hand liegt, verbirgt sich dahinter vielleicht ein größeres problem, das du möglicherweise lösen kannst. du kannst dafür sorgen, dass alle ziele aufeinander abgestimmt werden. auch wenn du vielleicht nicht verhindern kannst, dass die führungsebene ein projekt kurzfristig zurückstellt.

schauen wir uns ein paar weitere beispiele für typische probleme in projekten und effektive strategien zur problemlösung an. 

was blockiert den projektfortschritt und was kann man dagegen tun?

1. faktor mensch

es gibt die unterschiedlichsten arten von problemen. wie wir im beispiel oben gesehen haben, können auch kollegen zum blocker werden. 

vielleicht möchten sie ihre ideen, ihre projekte, ihr team, ihre abteilung oder auch ihre karrierechancen schützen und blockieren dabei den projektfortschritt – absichtlich oder unabsichtlich. vielleicht möchten sie auch einfach den status quo beibehalten oder scheuen den zusätzlichen arbeits- und ressourcenaufwand, den das projekt für sie und ihr team bedeutet. manche menschen haben grundsätzlich schwierigkeiten mit veränderungen. andere dagegen bringen sich verstärkt ein, weil sie sich profilieren wollen. welche gründe sie auch haben: auch bei der projektarbeit können zu viele köche den brei verderben. 

deine aufgabe ist es, die interessen der einzelnen gegen die des projekts und eurer ziele abzuwägen. entscheide, wen du unbedingt im team brauchst, damit das projekt abgeschlossen und genehmigt werden kann. daraus ergibt sich dann alles andere.

2. abhängigkeiten und feedbackketten

wenn viele kollegen, andere teams, abteilungen, unternehmen oder dritte in ein projekt involviert sind, können mehr (oder andere) probleme auftreten als bei kleineren agile-teams. Überlege, für welche aufgaben eine längere feedbackkette mit mehr stakeholdern nötig ist. plane gegebenenfalls mehr zeit für Überprüfungen ein. 

wichtig ist auch die frage, welche aufgaben erst bearbeitet werden können, nachdem andere erledigt wurden. welche aufgaben hängen von anderen schritten im projekt ab?

verwende bei der festlegung eurer prioritäten und eures zeitplans für die projektergebnisse ein projektmodellierungstool, um die beste strategie zu finden. effektiv ist zum beispiel die critical path method (cpm). mit ihr kannst du einen schritt-für-schritt-projektplan ausarbeiten, der alle relevanten abhängigkeiten berücksichtigt. 

3. aufgabenmanagement

probleme beim aufgabenmanagement sind in den meisten fällen hindernisse, die das projekt bremsen, aber nicht vollständig blockieren. wie bereits erwähnt gilt das allerdings nur dann, wenn sie keine hohe priorität haben, für das projekt nicht fundamental sind und auch keine anderen aufgaben von ihnen abhängen.

probleme beim aufgabenmanagement können auf mitglieder- und teamebene auftreten, zum beispiel, wenn der work-in-progress-anteil oder der multitasking-anteil zu groß ist, oft zwischen aufgaben gewechselt wird oder sich die prioritäten häufig ändern. 

entscheidend ist, dass die eigentliche arbeit weitergehen kann. keinesfalls darf durch die lösung noch mehr arbeit entstehen. geht es um einzelne teammitglieder, müssen sie sich also vielleicht zuerst über ihre eigenen blocker klar werden. wechseln sie vielleicht oft zwischen aufgaben hin und her? möglicherweise ist zu selbstständiges arbeiten für sie kontraproduktiv und sie brauchen mehr anleitung, um konzentriert bleiben zu können. aufgabenmanagement-tools sind essenziell, damit teammitglieder und projekte auf kurs, fokussiert und im zeitplan bleiben. 

4. zeitmanagement

genau wie probleme beim aufgabenmanagement können sich auch probleme beim zeitmanagement zu echten projektblockern entwickeln. klassische beispiele sind zu viele meetings und ablenkungen oder auch konzentrationsprobleme infolge eines burn-outs oder einer Überlastung. mangelnde zeitpuffer für Überprüfungen oder für feedback und tests sind ebenfalls hindernisse und potenzielle blocker. 

insgesamt ist das zeitmanagement ein projektmanagementproblem und lässt sich bei frühzeitiger erkennung vermeiden – durch die anpassung des terminplans, durch die auslagerung von aufgaben oder durch die streichung unnötiger arbeitsergebnisse.

5. kommunikationsprobleme

schlechte kommunikation kann ein hindernis oder ein blocker sein und ist für viele teams oft kein einmaliges problem. klassische beispiele sind unklare projektanforderungen und fehlende informationen, durch die sich der start eines projekts oder einer aufgabe verzögert. 

damit dein team ungehindert kreativ sein und seine arbeit zügig erledigen kann, musst du solche probleme analysieren und lösen. tust du das nicht und eure kommunikation bleibt ineffektiv, kann das spannungen zwischen einzelnen teammitgliedern und abteilungen verursachen und zu mangelnder produktivität, unzufriedenheit, stress und gleichgültigkeit führen. sprich regelmäßig mit deinem team und achte auf frühe anzeichen von kommunikationsproblemen, damit du sie beheben kannst, bevor sie akut werden.

6. technische probleme

der letzte, aber sicher nicht unwichtigste punkt auf unserer liste sind die technischen probleme. manchmal sind es nur hindernisse, die ein projekt bremsen. in vielen fällen kommen sie jedoch völlig unvorhergesehen und lassen sich nur mit hohem zeit- und kostenaufwand beheben. 

beispiele sind überlastete server, probleme mit der technischen umgebung, technische schulden, systemabstürze oder -defekte, technologieausfälle und neue tools oder technologien, in die euer team sich erst einarbeiten muss. damit euer projekt nicht von technischen problemen gebremst oder blockiert wird, ist sorgfältige planung wichtig. 

Überlege, welche probleme in der vergangenheit immer wieder aufgetreten sind. mache eine liste potenzieller technischer probleme, ordne sie nach priorität und überlege dir bereits vorab strategien zur problemlösung. wenn es dann tatsächlich zu einem blocker oder hindernis kommt, bist du vorbereitet und kannst schnell entscheiden, wie ihr am besten verfahren solltet. 

schluss mit projektproblemen 

zusammengefasst ist die strategie gegen probleme beim projektmanagement also klar: gehe die fünf "warums" durch, analysiere die problemursache und überlege dir eine lösung. wenn du das konsequent umsetzt, kann das den entscheidenden unterschied machen, sollte eines eurer projekte ins stocken geraten.