wie oft beginnen deine teambesprechungen mit folgender frage:
woran arbeitest du nochmal?
schnauben, schnaufen und augenrollen 🙄
aber du musst jetzt nicht gleich wegrennen! jedes gespräch oder jedes team-treffen muss nicht mit langweiligen updates beginnen. jeder sollte zu jeder zeit bereits genau wissen, wer an welchem projekt arbeitet.
wenn dies in deinen ohren nach einer wunschvorstellung klingt, dann ist es zeit, dass dein team die kanban-methode anwendet.
kanban ist eine visuelle methode zur aufgabenverwaltung und aufgabenverarbeitung. laut atlassian, einem führenden anbieter agiler methoden, geht es bei „kanban" darum, deine aufgaben zu visualisieren, die laufenden arbeiten zu begrenzen und die effizienz (oder den ablauf) zu maximieren. kanban-teams konzentrieren sich darauf die zeit vom start bis zur vollendung eines projektes (oder einer „user story") zu verkürzen.
das kanban-framework stammt ursprünglich aus einer toyota-fabrik und wurde dann durch agile softwareentwicklungsteams, aufgrund seiner flexibilität und seiner fähigkeit teams eine schnellere und effizientere arbeitsweise zu ermöglichen, bekannt gemacht.
die kernprinzipien von kanban sind auf nahezu jede branche anwendbar. daher macht es sinn, dass die methodik bei allen arten von agilen teams wie im marketing, vertrieb, in der personalbeschaffung und sogar im betriebsablauf immer beliebter wurde.
schauen wir uns diese transformative arbeitsweise und wie sie auch von deinem team und auf eure projekte angewendet werden kann genauer an — weniger überflüssige fragen und mehr produktivität für alle!
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was ist kanban?
kanban ist heute eine weit verbreitete methode. ihre entstehung geht aber auf das jahr 1940 zurück.
das system wurde von taiichi ohno, einem ingenieur und geschäftsmann, der die kanban-methode für toyota in japan entwickelte, geschaffen. für die methodik ließ er sich von einer völlig anderen branche inspirieren — von supermärkten und ihren lagerbeständen.
supermärkte verwalten ihren bestandsfluss, indem sie nur ausreichend produkte auf lager haben, um die nachfrage der verbraucher zu befriedigen. toyota hatte ein ähnliches problem mit der bestandsverwaltung. daher entwickelte ohno „kanban“, um die lagerbestände an den tatsächlichen materialverbrauch für die automobilherstellung anzupassen.
und so funktionierte es:
- die fabrikmitarbeiter kommunizierten ihre kapazitäten in echtzeit, indem eine „kanban-karte" zwischen den einzelnen montage-teams weitergegeben wurde.
- wenn materialien in der produktionslinie aufgebraucht waren, wurde eine „kanban-karte" an das lager übergeben, um dem team mitzuteilen, was genau benötigt wurde.
- so entstand eine kommunikationskette: das lager konnte diesen bedarf dann dem lieferanten signalisieren, der das material zum lager und dann zurück zum lieferanten versenden konnte.
das kanban-system wurde von software-entwicklungsteams übernommen, nachdem sie von david j. anderson in seinem buch kanban: evolutionäres change management für it-organisationen populär gemacht wurde. er erklärt, wie teams auf der ganzen welt ihre bestehenden prozesse um die kanban-methode erweitern, um den kulturellen wandel zu katalysieren und eine bessere geschäftsagilität zu erzielen.
da software- und produktentwicklung wechselhaft und unbeständig sein kann, ständige Änderungen erfordert und mehrere iterationen - also wiederholte anwendungen des gleichen prozesses - aufweist, dient die agile methodik als leitfaden sowohl für das kanban- als auch das scrum-framework.
die agile methodik besteht aus einer reihe von idealen und prinzipien, die für management und entwicklung einen strukturierten ansatz verwenden. laut agile alliance sprechen wir hier von einer denkweise, die von den werten des agile-programms und seinen 12 prinzipien geprägt ist:
„agile ist die fähigkeit, veränderungen zu schaffen und darauf zu reagieren. es ist die art, mit einem unsicheren und turbulenten umfeld umzugehen und darin letztendlich erfolg zu haben.“
mit scrum und kanban wird die agile methodik in die praxis umgesetzt. die prinzipien für diese beiden frameworks sind dieselben, aber die tatsächliche funktion ist unterschiedlich:
- bei kanban geht es darum, die arbeit zu visualisieren, die laufenden arbeiten einzuschränken und die effizienz zu erhöhen. es ist ein prozess zur ständigen verbesserung des arbeitsflusses und der arbeitsqualität.
- scrum ist ein verfahren, in festgelegten intervallen zu arbeiten, die auch „sprints“ genannt werden. das ziel ist, schnell informationen und feedback zu sammeln und diese in der arbeit umzusetzen.
diese tabelle aus dem praktischem agile coach-handbuch der software-entwickler atlassian definiert deutlich die unterschiede der arbeitsmethoden zwischen kanban und scrum:
weitere informationen findest du im agile development benutzerhandbuch von atlassian.
die kanban-methode zur projekt- und aufgabenorganisation
da kanban ein visueller workflow ist, wird für die aufgabenplanung und die aufgabenverfolgung entweder ein physisches oder digitales board verwendet. ein kanban-board verwendet karten, rubriken und das konzept der kontinuierlichen verbesserung. so wird ein team ständig kontrolliert und für anstehende arbeiten verpflichtet.
david j. anderson, einer der pioniere dieser methodik, legte den rahmen für die kanban-board-struktur fest. es gibt fünf komponenten:
- visuelle signale (normalerweise karten)
- spalten oder listen
- work-in-progress-limits
- einen verpflichtungspunkt
- eine lieferstelle
einer der häufigsten und einfachsten workflows ist "to do", "in bearbeitung" und "done", sowie alle zusätzlichen listen, die jeweils abhängig von der komplexität eures kanban-projektmanagements ist. lass und gemeinsam dieses trello-board starten. hier kannst du die einzelnen elemente eines kanban-boards sehen.
- backlog: in dieser liste werden die projektaufgaben in einzelne karten unterteilt. diese liste enthält auch aufgaben, an denen das team zukünftig arbeiten möchte oder arbeiten muss. diese möglichen aufgaben sollten jedoch noch nicht in die "to-do"liste verschoben werden.
- design & recherchen: in diesen listenbereich werden die karten aus „backlog" verschoben, wenn sie ausgearbeitet werden sollen. jetzt ist auch der richtige zeitpunkt, an dem das team weitere recherchen oder design betreiben muss, bevor die karte die nächste etappe erreicht.
- to-do: sobald die aufgabe vollständig ausgearbeitet ist, wird sie in die "to-do-liste" verschoben, damit wird dem team signalisiert, dass die karte zur bearbeitung bereit ist. zu diesem zeitpunkt werden fälligkeitstermine festgelegt und die karte wird einem teammitglied als aufgaben-owner zugewiesen.
- in bearbeitung: das verschieben der karten in diese liste, gibt dem team den startschuss. auf einen blick kann nun das gesamte team erkennen, wer für was eingeteilt wurde, und wer an was gerade arbeitet. die trello-karten erleichtern, dank der kommentarfunktion, auch die zusammenarbeit. fragen zu bestimmten aufgaben können jederzeit gestellt werden.
- Überprüfung/testphase: wenn die aufgabe fast abgeschlossen ist, wird sie zur Überprüfung oder zur testphasen-liste verschoben. (in der obigen vorlage wird das beispiel "code review" verwendet, es kann jedoch jede andere Überprüfungsphase durchgeführt werden!) )
- done: sobald die aufgabe überprüft und genehmigt wurde, wird sie in diese liste verschoben! es darf gefeiert werden — dein team hat die aufgaben bewältigt🎉
denke daran — das hauptziel der kanban-methode ist die kontrolle der laufenden arbeit „work-in-progress". dies bedeutet, dass das team während eines bestimmten kanban-projektmanagements jeweils nur wenige aufgaben gleichzeitig bearbeiten sollte. durch die begrenzung der menge der laufenden arbeit kann das gesamte team leicht erkennen, für welche aufgaben unterstützung oder zusätzliche zeit benötigt wird. der agile-coach von atlassian erklärt:
„work-in-progress-grenzen steigern den durchsatz und verringern die menge der „fast erledigten" aufgaben, da das team gezwungen ist, sich auf eine kleinere auswahl an aufgaben zu konzentrieren. grundsätzlich fördern work-in-progress-limits den arbeitsablauf und die konsequente vorgehensweise ist auf "done" ausgerichtet. noch wichtiger ist, dass wip-limits blockierungen und engpässe sichtbar gemacht werden.“
um zu gewährleisten, dass aufgaben, projekte und teams in konstantem arbeitsfluss sind (denke an sonntagmorgen-yoga, aber im arbeitsortstil), kann dein team diese trello power-ups verwenden:
- listen-limit-power-up: mit diesem power-up kannst du ein karten-limit in einer von dir ausgesuchten liste festlegen. wenn zu viele karten einer liste hinzugefügt werden, wird die liste - aufgrund des eingestellten limits - automatisch gekennzeichnet. dies gibt jedem einen visuellen hinweis, dass ein teil des workflows mit engpässen zu kämpfen hat.
- card-aging-power-up: hast du zu viele ideen in deiner backlog-liste? verwende das card-aging-power-up, dann erkennst du leicht, welche karten auf dem board noch nicht aktiv waren. Ältere karten ändern ihr aussehen; optisch wird erkennbar, dass an ihnen eine zeit nicht gearbeitet wurde.
- approvals-power-up: sobald karten in eine der Überprüfungslisten verschoben werden, kannst du dieses genehmigungs-power-up aktivieren. damit können aufgaben mit einem klick genehmigt werden (und jeder erhält das signal, wenn diese aufgabe auf „done" verschoben werden kann).
unabhängig davon, wo oder wann teammitglieder an einem bestimmten tag arbeiten - das digitale kanban-board erleichtert jedem den zugriff auf eine gemeinsame ansicht aller arbeiten, die zusammenarbeit mit anderen sowie die bereitstellung wertvoller updates. ein kanban-board in trello dient, dank der möglichkeit, karten zu kommentieren und dateien anzuhängen, auch als „ssot“-quelle, es liefert daten, die authentisch, relevant und referenzierbar sind.
die kanban-methode ist eine der produktivsten, flexibelsten und transparentesten möglichkeiten der zusammenzuarbeit im team.
5 nicht-technische möglichkeiten zur verwendung von kanban
die kanban-methode ist ein aufregender workflow, da sie sehr anpassungsfähig ist. auch wenn sie in einer fabrik entwickelt und dann von softwareteams populär gemacht worden ist bedeutet das nicht, dass kanban nur bei bestimmten teams oder nur bei bestimmten projekten verwendet werden kann. kanban ist für jedermann geeignet—und ist sogar beim durchführen persönlicher projekte und aufgaben beliebt!
hier sind einige möglichkeiten, wie teams und einzelpersonen die kanban-methode im job und zu hause anwenden.
1. veröffentlichung von online-artikeln
das team von the telegraph verwendet das kanban-board online über trello, um den prozess digitaler inhalte zu verwalten. Über diesen planungs-, produktions- und veröffentlichungs-workflow können sie jeden artikel entwickeln. die listen des telegraph-teams haben nicht die gleichen titel wie die typischen „to-do-", „in bearbeitung-" und „done-" strukturen. dies ist ein hervorragendes kanban-board-beispiel, wie der kanban-workflow an die arbeitsweise deines teams angepasst werden kann.
die artikel werden als karten auf dem kanban-board online erstellt und durchlaufen alle listen, wo sie recherchiert, geschrieben, genehmigt und veröffentlicht werden. wenn beispielsweise eine karte in die liste „inhalt erstellt" verschoben wird, wird das juristische team benachrichtigt, dass ein artikel zur Überprüfung bereit steht.
dieses veröffentlichungsprozess-board bietet dem telegraph-team einen einzigen ort, an dem die content writer, produktionsmitarbeiter und redakteure den status aller digitalen inhalte in der veröffentlichungs-pipeline einsehen können. dadurch können die mitarbeiter klar erkennen, welche aufgaben ihnen zugewiesen wurden, und sie werden benachrichtigt, wenn neue arbeiten in der pipeline anstehen.
2. projektplanung
dieses kanban-projektmanagement-board ist ein großartiger ort für die organisationsgurus unter uns. hier kann man sich hervorragend über den umfang und den genauen plan aktueller und kommender projekte informieren.
die ersten beiden listen des boards dienen nicht als herkömmlicher backlog, sondern sind ein guter anlaufpunkt für ressourcen und fragen innerhalb des teams. das board wechselt dann in einen typischen kanban-workflow. der projektmanager kann problemlos aufgaben erstellen und sieht, wer zu einem bestimmten zeitpunkt an was oder an einem projekt arbeitet.
dieses board bietet sich für ein oder auch für mehrere projekte zur nachverfolgung an. projektmanager können über das kanban-projektmanagement-board sicherstellen, dass das team pünktlich an den aufgaben arbeitet.
3. verwaltung einer vertriebs-pipeline
kanban-boards können prozesse außerhalb des projektmanagements unterstützen. viele unternehmen verwenden für die verwaltung ihrer vertriebs-pipeline trello und die kanban-methode. bei diesem interessanten kanban-board-beispiel verfolgt mike’s bikes seinen verkaufszyklus von a bis z in trello.
kunden werden automatisch als karte in der liste "aktuelle anfragen" durch eine "integration mit jotform" hinzugefügt. wenn ein teammitglied diese karte bedient, wird sie basierend auf ihrem status in der pipeline durch den workflow bewegt. die verschiedenen listen zeigen dem team auf einen blick, ob bei einem kunden eine bestellung aussteht oder ein follow-up benötigt wird. sobald die ware geliefert wurde, wird die kundenkarte in die liste „abgeschlossen“ verschoben (bei mike’s bikes auch bekannt als „und wieder ein blitzneues bike unterwegs“).
es ist einfach, die listen umzubenennen. macht euch den spaß, eure listennamen und workflows an eure interne team-sprache und -kultur anzupassen — wie das trello-board von mike's bikes!
4. reiseplanung
wie oft hast du schon deine zahnbürste, oder eine reservierung in eurem lieblings-restaurant als reise auftakt vergessen?
wenn man den urlaub oder eine reise plant, können leicht kleine und große details in vergessenheit geraten. verwende dieses urlaubsplanungs-board für alle vorbereitungen rund um deine reise. füge aufgaben der "to do"- liste hinzu und verschiebe sie entsprechend durch den workflow.
um das board nicht mit zu vielen karten zu überladen, kannst du innerhalb einer karte „checklisten" erstellen. ein kanban-board-beispiel könnte eine karte für's kofferpacken sein. auf dieser karte erstellst du eine checkliste, um auf nummer sicher zu gehen, dass du keine notwendigen dinge vergisst (du weiβt schon, wie dieses eine hemd, das du noch nie getragen hast, dass du aber unbedingt mitnehmen möchtest).
5. erlernen einer neuen fremdsprache
das erlernen einer neuen sprache erfordert viel zeit und Übung. vielleicht möchtest du so schnell wie möglich fließend portugiesisch sprechen, aber, lass uns ehrlich sein, é difícil!. dieses sprach-lern-board wird dich ermutigen, dieses sprachkompetenz-ziel in kleine, erreichbare aufgaben zu unterteilen.
dieses von duolingo inspirierte board baut auf der kanban-methode auf, um der fortschritt ist vorprogrammiert. die listen „to do“, „in bearbeitung“ und „done“ helfen dir dabei einen plan zu erstellen, damit du in die sprache und kultur eintauchen kannst. die zusätzlichen listen für „zu lernen" und „gelernt" sind eine effektive möglichkeit, um deine aktuellen studien und lektionen im auge zu behalten. mit diesem board kannst du deinen fortschritt beobachten und sogar in kürzester zeit, wenn alle karten auf „done" und „gelernt" verschoben sind, regionale unterschiede und akzente feststellen.
der kanban-weg, um deine produktivität zu erhöhen
das ziel der kanban-methode ist, dass teams und einzelpersonen auf eine weise arbeiten, die sich weniger erdrückend anfühlt. es ist schwierig, das gleiche maß an transparenz und kommunikation zu erreichen, wenn ein team das große ganze nicht sieht und sich nur in einzelheiten verstrickt, sprich mit e-mails und dokumenten hantiert (langweilig!).
durch die aufteilung der projekte in mundgerechte stücke und die dosierung der laufenden arbeiten verstehen teams schnell, was für ein bestimmtes projekt funktioniert und was nicht. sollten aufgaben zu engpässen werden oder bestimmte teammitglieder unterstützung benötigen, ist dies durch die transparenz des boards leicht erkennbar. es wird schnell deutlich, welche bereiche des prozesses oder des projekts verbessert werden müssen.
außerdem macht es wirklich spaß diese karten auf dem board zu verschieben und sich an jeder erledigten aufgabe zu erfreuen. 🍾
wenn du nach einer neuen möglichkeit suchst, die produktivität deines teams auf hochtouren zu bringen, oder einfach nur deine eigenen persönlichen projekte besser organisieren möchtest, kannst du es mit kanban.
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siehe auch: beherrsche multi-board-workflows mit trello und butler- prozessautomatisierung
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