so erstellst du einen effektiven projektplan in sechs schritten

projekte sind immer eine komplizierte geschichte, denn es müssen logistische feinheiten sowie zahlreiche elemente und variablen beachtet werden. wenn du dein projekt also zum erfolg führen möchtest, musst du dafür den weg ebnen – und das bedeutet, einen projektplan zu schreiben.

"ein projektplan ist ein aktionsplan, der beschreibt, wie projektziele zu erreichen sind", lautet die definition von jami yazdani. er ist zertifizierter project management professional (pmp), projektcoach und projektmanagementberater sowie gründer von yazdani consulting and facilitation. ein projektplan ist wie eine landkarte. er zeigt dir, wie du von deinem ausgangspunkt (dem beginn des projekts) zu deinem gewünschten ziel gelangst (dem erfolgreichen projektabschluss). kein neues, komplexes projekt in deiner pipeline wird ohne einen projektplan auskommen.

doch wie genau erstellt man einen solchen plan? sehen wir es uns einmal im detail an. der prozess besteht aus sechs einfachen schritten:

warum ist es wichtig, einen guten projektplan zu haben?

fangen wir ganz von vorne an. bevor wir uns mit der erstellung von projektplänen befassen, müssen wir uns klar darüber werden, warum projektpläne eigentlich so wichtig sind.

der hauptgrund: sie helfen dir, dein gesamtes projekt von anfang bis ende zu visualisieren und eine klare strategie zu entwickeln, wie du von a nach b gelangen willst.

"projektpläne helfen uns, einen weg zum projekterfolg zu finden. mithilfe von projektplänen können wir die faktoren berücksichtigen, die sich auf unser projekt auswirken – von den stakeholdern über das budget bis hin zu verzögerungen –, und planen, wie diese faktoren verstärkt oder abgeschwächt werden können", so yazdani.

projektpläne helfen auch dabei, alle projektbeteiligten auf denselben stand zu bringen und klare erwartungen zu setzen, was wann und von wem zu erreichen ist. "projektpläne schaffen einen rahmen für die messung des fortschritts und erfolgs von projekten", so yazdani weiter. "projektpläne setzen klare erwartungen an stakeholder, indem sie genau darlegen, was erreicht werden soll und wann jedes ergebnis zu liefern ist."

ein guter projektplan kann auch verdeutlichen, wie sich die beiträge jedes einzelnen teammitglieds auf das projekt im ganzen auswirken. dadurch kann zustimmung erhalten und engagement gefördert werden, zwei faktoren, die für den erfolg eines projekts entscheidend sind.

"projektpläne geben den teams einen zweck und eine richtung", sagt yazdani. "transparente projektpläne zeigen den teammitgliedern, wie ihre jeweiligen aufgaben und verantwortlichkeiten zum gesamterfolg des projekts beitragen, und sie fördern engagement und zusammenarbeit."

wie schreibt man einen effektiven projektplan?

ein detaillierter projektplan darf bei einem gut geführten projekt natürlich nicht fehlen. aber wie kann man einen effektiven projektplan erstellen?

1. projektumfang und metriken festlegen

als erstes musst du für deinen projektplan definieren, was genau dein projekt ist. dazu gehören der zweck, die parameter und die ziele des projekts. "definiere klar den umfang oder den zweck deines projekts", erläutert yazdani. "dabei sind alle projektparameter oder -beschränkungen wie budget, ressourcenverfügbarkeit und zeitplan einzubeziehen."

nimm dir unbedingt ausreichend zeit, um deinen projektumfang zu definieren. dadurch stellst du sicher, dass der rest deines projektplans dein projekt auch wirklich in die gewünschte richtung lenkt. neben der definition von projektumfang und -zweck ist es außerdem unerlässlich, die metriken zu definieren, anhand derer du bestimmen wirst, ob dein projekt in die richtige richtung läuft.

"lege kriterien für die erfolgsmessung fest", so yazdani. "gibt es metriken, leistungsvorgaben oder qualitätsstandards, die zu erfüllen sind?"

eine klare definition des projekts, des projektziels und der metriken zur erfolgsmessung bildet die grundlage für den rest deines projektplans. nimm dir also die zeit, jedes dieser elemente von anfang an zu definieren.

2. die wichtigsten stakeholder ermitteln 

nachdem du den umfang, den zweck und die metriken deines projekts definiert hast, musst du dir überlegen, welche personen du benötigst, um das projekt umzusetzen – oder mit anderen worten: es ist zeit, die wichtigsten stakeholder zu ermitteln.

"erstelle eine liste der personen oder gruppen, die von dem projekt betroffen sein werden", rät yazdani. 

doch interessant ist nicht nur die frage, wer an dem projekt beteiligt sein soll, sondern auch, in welcher form die stakeholder einbezogen werden müssen – und auf welcher ebene. angenommen, du verwaltest ein funktionsübergreifendes projekt für den start einer neuen marketingkampagne, an dem teammitglieder aus marketing, design und vertrieb beteiligt sind. 

wenn du die wichtigsten stakeholder ermittelst, sind je nach verantwortung oder grad der beteiligung am projekt unterschiedliche gruppierungen denkbar. du könntest unterschiedliche listen erstellen, z. b. für die entscheidungsträger (die bei jedem schritt des projekts input liefern müssen), für die manager (die zuständig sind für die leistung der mitarbeiter in ihrer abteilung) und für die kreativen mitarbeiter (die die tatsächlichen ergebnisse für die kampagne erarbeiten) aus jeder abteilung.

wenn du dir darüber im klaren bist, wer am projekt beteiligt sein muss – und wie –, erleichtert dies die ausarbeitung des weiteren projektplans erheblich, insbesondere das erstellen und zuweisen von aufgaben.

3. projektergebnisse bestimmen

wie bereits erwähnt ist die definition des projektziels der erste schritt beim schreiben eines projektplans. doch um sicherzugehen, dass dein projekt seinen zweck erfüllt und du erreichst, was du erreichen möchtest, musst du noch einen schritt weiter gehen und nicht nur konzepte formulieren, sondern greifbare ergebnisse für dein projekt festlegen.

oder mit anderen worten: du musst alle liefergegenstände deines projekts skizzieren – die tatsächlichen, greifbaren ergebnisse, die dein projekt erbringen muss, um als erfolg zu gelten. 

dazu yazdani: "was wirst du erstellen, bauen, entwerfen, produzieren, erreichen oder liefern? beschreibe klar die konkreten zu erbringenden leistungen und greifbaren ergebnisse deines projekts."

ausgehend von der definition der konkreten ergebnisse, die dein projekt erbringen muss, lässt sich ableiten, was passieren muss, damit diese elemente realisiert werden können. dieser vorgang ist unerlässlich, bevor es mit dem nächsten schritt weitergeht.

4. aufgaben entwickeln

sobald die projektergebnisse klar definiert sind, kannst du diese in umsetzbare aufgaben aufschlüsseln, die dann innerhalb des teams zugewiesen werden.

"lasse deine ergebnisse über den ablauf des projekts bestimmen", so yazdani. "teile jeden lieferbestandteil in immer kleinere komponenten auf, bis eine umsetzbare aufgabe daraus wird."

sobald du alle projektergebnisse in überschaubare, zuweisbare aufgaben aufgebrochen hast, überlege, wie diese aufgaben miteinander interagieren. auf diese weise lassen sich fristen effektiv planen, zuweisen und hinzufügen.

"mach dir alle abhängigkeiten zwischen aufgaben bewusst, z. b. aufgaben, die erst beginnen können, wenn eine andere aufgabe abgeschlossen ist", sagt yazdani. "schreibe alle ressourcen auf, die du für die umsetzung dieser aufgaben benötigst."

5. aufgaben und fristen zuweisen

wenn alle aufgaben benannt sind, ist es an der zeit, diese aufgaben dem team zuzuweisen – einschließlich der fristen, wann jede aufgabe fertiggestellt sein muss.

zum einen möchtest du, dass dein projekt in einem gleichmäßigen tempo voranschreitet. andererseits musst du aber auch sicherstellen, dass deine teams durch ihre aufgaben und fristen motiviert und engagiert bleiben. achte also beim schreiben des projektplans darauf, "realistische und erreichbare fristen für die erledigung von aufgaben und ergebnissen festzulegen", betont yazdani. "hebe termine, die nicht flexibel sind, deutlich hervor, und berücksichtige abhängigkeiten zwischen aufgaben. arbeite mit meilensteinen oder checkpoints, um den fortschritt zu überwachen und erfolge zu würdigen."

sobald du alle aufgaben und fristen festgelegt hast, solltest du ein klares bild davon haben, wie und wann die einzelnen komponenten des projekts ein ganzes ergeben. damit ist der projektplan fast fertig.

aber eben nur fast! denn ein wichtiger schritt fehlt noch.

6. projektplan kommunizieren, feedback einholen und plan nach bedarf anpassen

in den bisherigen schritten haben wir uns angesehen, wie du deinen projektplan schreibst. um einen möglichst starken und vollständigen projektplan zu erhalten, ist es jedoch unerlässlich, ihn mit dem team zu teilen.

"teile den plan mit dem projektteam und den wichtigsten stakeholdern und hole feedback ein, um anpassungen und verbesserungen vorzunehmen", so yazdani.

nachdem du das feedback deines teams eingeholt und notwendige anpassungen vorgenommen hast, ist es dann soweit: der projektplan ist jetzt tatsächlich fertig! 

im laufe des projekts können sich dinge jedoch ändern oder weiterentwickeln. daher ist es wichtig, flexibel zu bleiben und bei bedarf Änderungen und anpassungen vorzunehmen.

"geh davon aus, dass du deinen plan immer wieder aktualisieren musst – sei es aufgrund neuer informationen, geänderter anforderungen, verzögerungen oder aber erkenntnissen, die du aus feedback und rückschlägen ziehst", so yazdani. "doch indem du den projektplan verwendest, um den projektablauf zu steuern und den fortschritt zu messen, kannst du ihn im laufe des projekts verfeinern und verbessern und aufgaben und fristen optimieren, während ihr auf die lieferergebnisse hinarbeitet."

tipps für den effektiven aufbau eines projektplans

brauchst du etwas inspiration? mithilfe der folgenden tipps schreibst du projektpläne, die so stark und effektiv wie möglich sind:

lass dich von anderen projektplänen inspirieren

das schreiben eines projektplans ist zeitintensiv und anstrengend. aber du musst das rad nicht für jedes projekt neu erfinden! hol dir stattdessen inspiration von anderen erfolgreichen projektplänen und verwende diese als leitfaden, wenn du den plan für dein projekt schreibst.

"sieh dir vorlagen und pläne für ähnliche projekte oder für andere projekte in deinem unternehmen oder deiner branche an, um ideen zum aufbau und erstellen deines eigenen plans zu erhalten", rät yazdani.

binde dein team ein

auch wenn du die hauptverantwortung für das projekt trägst, bedeutet das nicht, dass du den projektplan alleine schreiben musst. das wäre sogar eher kontraproduktiv. 

"beziehe dein projektteam und die wichtigsten stakeholder ein, um einen projektplan zu erstellen", sagt yazdani. "je mehr sie zum projektplan beitragen, desto stärker finden sie sich in den projektzielen wieder. das wiederum fördert ihr kontinuierliches engagement während des gesamten projekts."

manchmal ist gut auch gut genug

mitunter kann man versucht sein, den projektplan immer weiter zu verfeinern und umzuschreiben, bis jedes detail perfekt abgebildet ist. aber wenn du zu viel zeit darauf verwendest, alles "perfekt" zu machen, kommt dadurch möglicherweise das gesamte projekt ins stocken. es ist völlig akzeptabel, mit einem guten statt einem perfekten projektplan zu starten, vorausgesetzt, du bleibst flexibel genug, den projektplan im laufe des projekts nach bedarf anzupassen.

"konzentriere dich auf ergebnisse, nicht auf den perfekten plan", sagt yazdani. "natürlich wäre es großartig, wenn der erste entwurf unseres plans keine Änderungen mehr erfordert, gleichzeitig unser team inspiriert und den projekterfolg sicherstellt – dennoch ist unser ziel nicht der perfekte projektplan. unser ziel ist ein plan, der es uns ermöglicht, die projektziele erfolgreich zu erreichen. die fähigkeit, auf sich ändernde anforderungen und ein dynamisches umfeld zu reagieren, ist wichtiger als ein perfekter plan."

mit diesen tipps kannst du einen erfolgreichen projektplan erstellen

das schreiben eines projektplans kann sich durchaus als mammutaufgabe darstellen, vor allem, wenn du mit dem prozess noch nicht vertraut bist. aber jetzt kennst du den ablauf. du verfügst damit über das notwendige rüstzeug, um einen starken, stimmigen plan zu erstellen, der dein projekt zum erfolg führt.