wie reagiert dein team, wenn du eine neue Änderung ankündigst? wahrscheinlich wird sich seine freude darüber in grenzen halten und es wird zunächst stille herrschen. das kommt daher, dass Änderungen ein angstgefühl bei uns auslösen, was teil unserer kampf-oder-flucht-reaktion ist.
Änderungsmanagement ist nicht leicht. es ist allerdings unvermeidlich. wir zeigen, wie du mit der richtigen change-management-strategie deine teams erfolgreich durch veränderungen leitest.
hier sind drei strategien für das organisatorische Änderungsmanagement, die deinem team die angst nehmen sollen.
das richtige change-management-modell
glücklicherweise gibt es für moderne manager ein ganzes gebiet, das sich mit der unternehmensentwicklung befasst. akademiker haben mehrere jahre in die erstellung von modellen für das Änderungsmanagement investiert, die sich auf forschungsergebnisse stützen.
es gibt zahlreiche gängige modelle für die unternehmensentwicklung und das Änderungsmanagement. diese modelle dienen als vorlage für die einrichtung des Änderungsmanagements, die du entsprechend deinen anforderungen anpassen kannst. hier sind einige beispiele, die du dir näher ansehen kannst:
- 3-phasen-modell von lewin
- 7-s-modell von mckinsey
- 8-stufen-modell zum change management von kotter
3-phasen-modell von lewin
das 3-phasen-modell von kurt lewin ist auch als unfreeze-change-refreeze-modell bekannt, in dessen rahmen systeme analysiert, geändert und anschließend dauerhaft werden.
stelle dir den Änderungsprozess wie einen eisblock vor. um Änderungen vornehmen zu können, musst du den eisblock zunächst auftauen. in dieser phase lässt du die umsetzung der Änderung zu, indem du den aktuellen zustand aufweichst. du könntest beispielsweise dein team versammeln, um es über die bevorstehende Änderung zu informieren und zu erklären, warum diese notwendig ist. dadurch holst du dein team aus seinem unbeweglichen zustand heraus, damit es sich auf den Übergang konzentrieren kann.
dann wird es zeit, die Änderung umzusetzen. du verschiebst den eisblock quasi in ein anderes behältnis. gib deinem team die anleitungen und tools an die hand, die es für diesen Änderungsprozess benötigt. kommuniziere während des gesamten prozesses offen mit deinem team, bis alle Änderungen umgesetzt sind. an dieser stelle hast du die möglichkeit, über physische und emotionale hindernisse zu sprechen und dein team darin zu unterstützen, seine ziele zu erreichen.
nach erfolgreicher umstellung kannst du den eisblock erneut einfrieren und damit die Änderung dauerhaft machen. um sicherzustellen, dass alle die nötigen tools und die unterstützung zur umsetzung von Änderungen haben, sind teamweite post-mortem-analysen und feedback extrem wichtig. festige diese Änderung, indem du positive verstärkung bietest, schulungen wiederholst und gegebenenfalls anpassungen vornimmst.
dieses modell eignet sich am besten für kleine Änderungen, z. b. für die einführung neuer buchhaltungssoftware oder die umstellung auf ein open-office- oder homeoffice-format, für dessen gelingen das feedback und die zustimmung deines teams erforderlich sind.
7-s-modell von mckinsey
dieses modell bricht Änderungen auf sieben kategorien herunter: strategie, struktur, systeme, selbstverständnis, stil, stammpersonal und spezialfähigkeiten. sag das zehnmal schnell hintereinander …
wenn du einen ansatz für das ganze system wählst, deckt das 7-s-modell sämtliche möglichkeiten ab, wie sich die dynamik deines teams verändern wird. wenn du dir diese kernvariablen ansiehst, wirst du feststellen, dass die ersten drei – strategie, struktur und systeme – sich in deinem unternehmen wesentlich einfacher identifizieren lassen als die anderen. sie sind als "harte faktoren" des modells bekannt und beziehen sich auf messbare faktoren wie unternehmensziele, workflow- und managementtools, hierarchie und vieles mehr. die "weichen faktoren" wie selbstverständnis, stil, stammpersonal und spezialfertigkeiten sind individueller und variabel.
sobald du alle sieben kategorien dieses modells ermittelt hast, muss bewertet werden, wie sie sich gegenseitig beeinflussen. kannst du die strategie deines unternehmens ändern, ohne das selbstverständnis zu gefährden? welche mitarbeiterfähigkeiten übersiehst oder unterschätzt du, wenn du die systeme und software änderst, mit denen du arbeitest? mithilfe dieses ansatzes wirst du das große ganze sehen und nachvollziehen können, wie sich veränderungen allmählich in deinem unternehmen auswirken.
das 7-s-modell zum change management von mckinsey eignet sich am besten für groß angelegte strukturänderungen, wie ein neues hierarchiemodell oder eine fusion. es erfordert wenig feedback von teams und konzentriert sich stattdessen auf das wohl des unternehmens.
change-management-modell von kotter
john kotters modell unterteilt Änderungen in acht stufen: gefühl der dringlichkeit vermitteln; führungskoalition aufbauen; vision und strategie entwickeln; vision kommunizieren; hindernisse aus dem weg räumen; kurzfristige erfolge sichtbar machen; veränderung weiter antreiben, nicht nachlassen und veränderungen in der (unternehmens-)kultur verankern.
diese wasserfallmethode, die dein team schritt für schritt durch veränderungen führt, ist eine hervorragende und praktische möglichkeit, um zustimmung zu erhalten und widerstände zu verringern. indem du einen umfassenden Überblick über die veränderungen gewährst und dich mit teamkollegen zusammentust, um neue prozesse zu entwickeln, erhält dein team die nötigen transparenten einblicke. diese helfen dabei, mit veränderungen zusammenhängende Ängste zu vermeiden. wenn du dein team einbeziehst, erhältst du außerdem weitere einblicke in hindernisse, denen normalerweise nur bestimmte personen oder kleine gruppen gegenüberstehen. auf diese weise kannst du umfassendere Änderungen umsetzen, bei denen alle beteiligten berücksichtigt werden, nicht nur die wichtigsten stakeholder.
das 8-stufen-modell von kotter ist ideal für teams, die ihre strategie anpassen und problemlösungen auf neue art und weise angehen müssen. es könnte sich als besonders effektiv für ein unternehmen erweisen, das gerade dabei ist, seine aufzeichnungen zu digitalisieren, seinen vertriebsansatz zu ändern oder ein neues produkt bzw. einen neuen service in sein angebot aufzunehmen.
welches system eignet sich am besten für dein team? analysiere zur planung deines Änderungsmanagements zunächst, was dein team am dringendsten braucht. wird eine umstrukturierung deines teams den größeren nutzen bringen oder wäre ein systemanalyseansatz vorteilhafter?
beachte, dass diese modelle lediglich ein ausgangspunkt sind. du weißt, was für dein team am besten funktioniert und dass größere veränderungen individuell zugeschnittene pläne erfordern.
Änderungsmanagement erfordert menschenkenntnis
keiner im unternehmen kennt dein team so gut wie du. manager, die seite an seite mit ihren teamkollegen arbeiten, lernen die arbeitsstile, persönlichkeiten, eigenheiten und Ärgernisse ihres teams kennen. da weißt du sofort, wer von einer veränderung betroffen sein wird.
denke daran: veränderung löst eine kampf-oder-flucht-reaktion aus. deshalb solltest du zunächst mit widerstand rechnen und diesen akzeptieren. vielleicht stellt sich susanne gar nicht quer, weil sie ihre zendesk-integration zugunsten einer neuen software verlieren wird. ihre kundendienstprozesse sind allerdings auf zendesk angewiesen, um alle über aktuelle und dringende anfragen auf dem laufenden zu halten. hör auf deine teamkollegen und gib ihnen die möglichkeit, sich während des gesamten prozesses auszutauschen und einwände vorzubringen.
erstelle eine feedbackschleife, die für alle funktioniert. werden bereits wöchentliche teammeetings abgehalten? halte dir einen platz in der meetingagenda frei, um probleme als gruppe anzugehen. kotters change-management-strategie schlägt vor, eine koalition zu bilden, um veränderungen zu planen. das ist eine großartige möglichkeit, um hierarchien während des Änderungsprozesses abzuflachen. nicht alles muss ständig von oben nach unten durchgereicht werden. wenn du mit deinem team zusammenarbeitest, um problempunkte und lösungen zu ermitteln, kann dies dabei helfen, den Änderungsprozess zu optimieren. vielleicht findet ihr dabei auch lösungen, von denen ihr gar nicht wusstet, dass ihr sie braucht!
plant gemeinsam die einzelnen change-management-phasen
während dein team mit der identifizierung notwendiger Änderungen beginnt, könnt ihr gemeinsam einen plan erstellen. beginnt zunächst mit einem prozess, durch den erkannt werden soll, welche Änderungen dein team braucht. wie werdet ihr diese Änderungen genehmigen? wer wird diese Änderungen im weiteren verlauf implementieren, überwachen und messen? setzt euch gemeinsam feste ziele, wie die kürzung der reaktionszeit beim kundenservice um 30 %.
schule anschließend deine mitarbeiter. ein neuer prozess führt zu nichts, wenn deine teamkollegen ihn nicht anwenden können. wenn etwa neue software eingeführt wird, dann veranstalte eine schulung mit einem softwareexperten, der euch best practices und tipps vorstellt. wenn die neue Änderung eine konsequente Überwachung erfordert, bestimme personen in deinem team, die sich darum kümmern werden, und erkläre ihnen alles nötige. gehe nicht davon aus, dass dein team allein damit zurechtkommt. sonst wird es sich alleingelassen fühlen und du könntest einige deiner besten leute verlieren. hab geduld und stehe deinen teamkollegen beiseite, während sie sich mit einer völlig neuen situation auseinandersetzen.
funktioniert deine change-management-strategie? finde es raus!
während du deinen neuen prozess implementierst, werden deine teamkollegen zwangsläufig auf hindernisse stoßen und fragen haben. darauf solltest du unbedingt hören! richte einige systeme ein, mit denen du in dieser zeit feedback erfassen kannst. pulsbefragungen sind eine effektive methode, um feedback von deinem team einzuholen, weil sie 1 – 2 fragen umfassen.
du solltest dich aber nicht nur auf das feedback von mitarbeitern verlassen – wende dich auch dem neuen system zu. durch die messung des erfolgs während des prozesses findest du heraus, ob du anpassungen vornehmen oder den prozess unterbrechen musst bzw. ihn unverändert weiterlaufen lassen kannst.
sobald du die veränderung durchlaufen hast, bietet sich die beste gelegenheit, um feedback einzuholen. plane eine post-mortem-analyse, bei der jeder bewertungen vornehmen und vorschläge machen kann. an diesem punkt werden die beteiligten wahrscheinlich am ehrlichsten über ihre mühen und beschwerden sprechen. du solltest diese beschwerden dann einfach zulassen. so kannst du sicherstellen, dass du die ganze wahrheit erfährst. das wird es für dich einfacher machen, zukünftige Änderungen zu planen.
change management ist ein fortlaufender prozess
veränderung ist ein anhaltender prozess. wahrscheinlich wird ein etablierter change-management-prozess nicht immer anwendbar sein. du wirst daraus aber deine lehren ziehen und diese auf zukünftige Änderungen anwenden können. es steht dir auch frei, währenddessen mit unterschiedlichen change-management-methoden zu experimentieren! es gibt einfach keine universallösung – schließlich verändert sich alles.
lass uns deine meinung wissen. es wäre gut von dir zu hören. du findest uns auf twitter (@trello)!
